El Grupo Navec, un conjunto de empresas de servicios para la industria cuya compañía madre es Cotinsa, cuenta con más de 1.500 empleados y seis instalaciones estratégicamente localizadas por la Península Ibérica y, en los últimos tres años, ha protagonizado cuatro nuevas adquisiciones. Para gestionar tal cantidad de recursos, el grupo fue consciente de que necesitaba dotar a la compañía de un sistema de comunicación interno que se adaptara a su entorno restringido, así como de un sistema de conferencias entre sedes que eliminase la necesidad de desplazamiento de los empleados. Y, para tal fin, se puso en manos de la compañía Raona, especializada en ingeniería y consultoría de software. «Se nos planteó la necesidad de equiparnos con herramientas para realizar reuniones simultáneas y eficientes entre grupos de trabajo, consiguiendo que todos los interesados pudieran participar en vivo y huyendo de la frialdad del trato meramente telefónico», explica Bernardo Pérez, director de informática de Cotinsa-Grupo Navec.

La respuesta a tales requerimientos no se hizo esperar: Raona, empresa Gold Certified Partner con diez competencias de Microsoft, propuso al grupo la implantación desde cero de Office Communications Server 2007 R2, la nueva versión de Microsoft de sus soluciones para comunicaciones unificadas. Con ella, el cliente dispone de mensajería instantánea, voz y vídeo por IP, además de las capacidades de videoconferencia, todo en un entorno controlado y totalmente administrado por el cliente. Fueron numerosos los beneficios que movieron a proveedor y cliente a decantarse por esta solución de Microsoft: «Una de las ventajas principales de Office Communications Server 2007 es la capacidad de control de los usuarios dentro del entorno, un control que no puede conseguirse si se usan herramientas gratuitas que resultan inseguras», apunta Marc Rabell, ingeniero de Sistemas de Raona. Junto a estas posibilidades, esta empresa de consultoría destaca otra serie de beneficios que hicieron de la solución de Microsoft la mejor opción para Cotinsa-Grupo Navec. Por una parte, la alta integración con el ecosistema Windows y Office, puesto que «OCS lleva las comunicaciones unificadas a un solo clic en la suite de Office, en un portal Sharepoint o en Dynamics CRM», indica. Por otra parte, el importante ahorro de costes que supone, tanto en lo que se refiere a las llamadas realizadas como en desplazamientos. Sin olvidar, por último, la eficiencia que aporta la suite de Microsoft, lo que significa «que las comunicaciones de la empresa pueden ser controladas en un único punto, facilitando enormemente su gestión, y que los usuarios utilizan el mejor modo de comunicación disponible», matiza.

El proceso de implantación
Una vez elegida la solución más adecuada para resolver las necesidades de Cotinsa-Grupo Navec, quedaba la fase de diseño e implementación. «Como el grupo está formado por seis sedes dispersas por la geografía española, el diseño de la solución tenía que ser lo más exhaustivo posible», explica Rabell. Finalizada la etapa de planificación, Raona puso en marcha el proceso de implantación, que tanto proveedor como cliente han catalogado como sencillo. De manos de Joan Llopart como director de proyecto, la implementación se desarrolló en tres pasos con una duración total de un mes. «Una fase inicial corresponde al nivel de dirección, para realizar reuniones con videoconferencia compartiendo una presentación única entre varias sedes», explica Pérez, de Cotinsa-Grupo Navec. «La segunda fase corresponde a la comunicación con las obras y la tercera está destinada a comunicar los departamentos entre empresas», añade. «Y, gracias a la planificación inicial del proyecto, la implantación se realizó sin ningún contratiempo», completa Rabell.

El resultado de este proceso ha permitido a Cotinsa-Grupo Navec disponer de mensajería instantánea, llamadas por voz IP, videollamadas y reuniones online. Todas estas prestaciones han aportado a la empresa una serie de ventajas que su director de informática resume en «control de presencia, máxima colaboración entre varios grupos de trabajo, y ahorro en los costes de desplazamiento y, sobre todo, en el tiempo». Tal como establece Pérez, «las reuniones son ahora más frecuentes y efectivas».

Para el éxito de esta estrategia sin duda ha sido clave la relación de colaboración que ha existido entre Raona y Cotinsa-Grupo Navec. «Hemos trabajado en todo momento en un entorno de intercambio y entendimiento, a unos niveles poco usuales debido a la experiencia que ya teníamos de anteriores implementaciones», indica Pérez. Así lo corrobora también el ingeniero de Sistemas de Raona, que explica que esta empresa de consultoría en software ha aportado lo mejor de sí misma a su cliente: «Calidad al proyecto desarrollado, unido a un alto grado de experiencia en entornos Microsoft», indica Rabell. «Podemos diseñar e implantar la solución más adecuada para el cliente en todo momento y siempre teniendo en cuenta la evolución y crecimiento del proyecto en el futuro», concluye. La implementación de Office Communications Server 2007 en Cotinsa-Grupo Navec es buena prueba de ello.

Ante una situación de emergencia, la agilidad en la toma de decisiones y en la puesta en marcha de acciones resulta siempre fundamental. Pero tal requisito puede verse en ocasiones truncado debido a la dificultad de coordinar correctamente los diferentes cuerpos de actuación que intervienen tras una alerta. Desde hace unos meses, no obstante, esta tarea se ha vuelto considerablemente más sencilla, gracias al protocolo de emergencias por SMS que la operadora Lleida.net ha desarrollado en el Ayuntamiento de Lleida.

La iniciativa recibe el nombre de SMS Emergencias y en lo que consiste, básicamente, es en «un sistema de mensajería móvil en caso de situaciones de emergencia, en el que se detallan las personas responsables de los servicios que deben intervenir o estar al corriente del desarrollo de la intervención», explica Manuel Ruiz, director comercial del área nacional de Lledia.net. Es decir, este protocolo de intervención permite el envío inmediato y simultáneo de SMS a un grupo cerrado de personas sólo con mandar un único mensaje, de modo que se coordinen con eficacia los diferentes cuerpos implicados: tanto policía local y autonómica, como escoltas, bomberos, protección civil, urbanismo, emergencias médicas, servicios sociales, seguridad ciudadana y la alcaldía. Basándose en el producto Estrellas de Lleida.net, SMS Emergencias permite una comunicación simultánea entre todos estos organismos, al pasar del tradicional formato de cadena al formato estrella a través de un solo mensaje.

Con la implantación de este servicio, al Ayuntamiento de Lleida ha cubierto una importante necesidad: conseguir «un alto grado de coordinación, comunicación e inmediatez entre los distintos servicios de seguridad, salud y servicios sociales del municipio» en situaciones de emergencia, tal como indica Antonio Saldaña, gerente del Instituto Municipal de Informática del Ayuntamiento. «El servicio SMS Emergencias supone la introducción de las nuevas tecnologías en los sistemas utilizados hasta el momento», añade.

Beneficios inmediatos
Ni que decir tiene que este protocolo está orientado al uso único y exclusivo de las instituciones y cuerpos de seguridad, médicos y servicios sociales, y que es necesaria una autorización previa del Ayuntamiento para poder enviar la alerta y leer los mensajes. Cada contexto de emergencia tiene asignado un número propio que es siempre invariable, al que se suma el denominado aviso general para enviar un SMS a todos los miembros del protocolo de emergencia.
Pero, aunque el servicio no ha sido diseñado como un método para el uso por parte de los ciudadanos directamente, ellos son los principales beneficiados. «La ventaja fundamental de SMS Emergencias es una mejor calidad de los servicios municipales y de seguridad», indica Ruiz, que no olvida mencionar otras mejoras como la optimización del gasto público, al tratarse de una iniciativa más económica. Y estos beneficios se deben a «la mejora de la capacidad de respuesta y de coordinación» que ofrece la iniciativa, según establece Saldaña. El protocolo permite, en resumidas cuentas, una comunicación simultánea entre los cuerpos de actuación que, además, se encuentra gestionada por el Ayuntamiento. En concreto, el Ayuntamiento controla en tiempo real quién recibe o envía los mensajes de texto, para estar alerta en el caso de que el dispositivo de destino no esté disponible.

Y, como la iniciativa funciona desde una plataforma web segura donde aparecen tipificadas las diferentes actuaciones de emergencia, así como desde cualquier teléfono móvil, «el proceso de implementación por parte del Ayuntamiento de Lleida ha sido bastante rápido, puesto que se utilizan tecnologías ya conocidas», apunta Saldaña.

Una implantación agilizada
Si bien SMS Emergencias se basa en el entorno web y SMS y, por ello, la implementación resulta más sencilla, para su correcto funcionamiento el Ayuntamiento ha debido revisar los protocolos de aviso existentes y asegurar la formación de los usuarios. La experiencia de Lleida.net en este campo ha contribuido a la rápida adopción, puesto que la operadora desarrolló hace aproximadamente dos años el servicio Estrellas en el que se basa este protocolo, cuyas funciones ha ido optimizando durante todo este tiempo. «La aplicación de las Estrellas a la gestión de emergencias es un proyecto en el que se ha trabajado conjuntamente con los responsables del Ayuntamiento durante unos cuatro meses», explica el director comercial de Lleida.net.

La implantación, no obstante, no ha estado exenta de dificultades, aunque no tanto de carácter técnico como sí «logístico o incluso político», apunta Ruiz. «Un sistema de este tipo implica la colaboración y coordinación de todos los agentes afectados que deben adoptar el servicio, formarse sobre su uso y aplicarlo en su trabajo diario», añade. Una vez superados los inconvenientes y puesto en marcha el servicio, el resultado tanto para Lleida.net como para el Ayuntamiento de Lleida ha sido satisfactorio, aunque las previsiones de uso aún no han sido confirmadas. «Es difícil predecir su utilización, puesto que depende de las situaciones de emergencia que se puedan llegar a producir», apunta el gerente del Ayuntamiento

Perteneciente al Grupo AB Volvo, Renault Trucks se dedica a la fabricación de vehículos industriales y camiones ligeros y pesados, con centros de diseño y producción de componentes en Francia y España, además de 11 plantas de montaje distribuidas por todo el mundo. Sus vehículos y piezas de recambio se distribuyen a través de una red comercial con 1.200 puntos de venta que cubren más de 100 países en los cinco continentes, ofreciendo servicios comerciales y postventa.

En España y Portugal, la compañía cuenta con una red comercia formada por 168 puntos entre distribuidores/reparadores y puntos de servicio, además de cuatro filiales pertenecientes al Grupo y ubicadas en Madrid, Sevilla, Zaragoza y Sevilla. «Puesto que cada vez las máquinas son más parecidas, la diferencia estriba sobre todo en el servicio postventa. Por ello, desde Renault Trucks se está colaborando con la implantación de sistemas que agilizan y facilitan a nuestra red de distribuidores todo el trabajo que conlleva tanto la venta como la gestión del vehículo», indica Sonia del Río, responsable de TI de Renault Trucks España y Portugal, quien remarca que para un distribuidor no se trata solo de efectuar la venta de un camión sino también de fidelizar al cliente para que vuelva para hacer el mantenimiento del vehículo. El objetivo último es ser más competitivos y, sobre todo, ganar cuota de mercado. Y el concepto es claro: diferenciación, valor añadido. «Se trata de proveer de herramientas que permitan que, cuando un cliente llega a un concesionario de Renault Trucks y necesita una pieza de recambio, que la pieza esté lo más pronto posible porque el vehículo debe estar parado el menor tiempo posible», comenta.
Para proveer a los distribuidores de estas capacidades, Renault Trucks cuenta con una serie de soluciones propias que engloban desde la maleta diagnóstica, con la que se permite averiguar rápidamente cuál es el problema del vehículo -obteniendo información en tiempo real- hasta soluciones para que un distribuidor pueda consultar la base de datos de vehículos disponibles en toda Europa, buscando unas características determinadas. Los puntos que conforman la red comercial trabajan también con otras herramientas, desarrolladas por Renault, entre las que destacan IRC, que gestiona las actividades referentes al taller y a las piezas de recambio; y CRG, una herramienta de reporting que permite extraer la información financiera para reportarla al grupo cada mes. Para la gestión financiera de las cuatro filiales españolas se venía utilizando el ERP Navision, en una versión anterior a la adquisición por parte de Microsoft y para la que ya no había soporte. En estos últimos años, la compañía ha tenido un crecimiento de volumen y envergadura que les llevó a plantearse la implementación de un sistema que permitiera optimizar los procesos de negocio y diera soporte a los ambiciosos planes de crecimiento de la compañía, así como posibilitar la integración completa con el resto de sistemas, manteniendo la política de información compartida instaurada en la empresa. Otro de los motivos para realizar la actualización era el cumplimiento con el nuevo plan contable español, de inminente puesta en marcha y para el que la versión antigua no estaba preparada. «No nos planteamos cambiar la herramienta instalada pues Navision es una solución que cubre nuestras necesidades perfectamente con un coste adecuado», destaca Del Río.

Partner y documentación
Con todas estas necesidades presentes, Renault Trucks España y Portugal decidió actualizar la versión instalada y pasar a Microsoft Dynamics NAV 5.0. Uno de los puntos clave fue la selección del partner ya que con la nueva implementación se buscaba un mantenimiento proactivo, con la comunicación de las acciones de soporte que se llevaban a cabo así como disponer de un SLA que permitiera controlar los tiempos de respuesta. Finalmente Renault Trucks seleccionó a Qurius, «cuyo elemento diferenciador era la metodología de trabajo que utilizaban, bastante organizada y elaborada. Nos ofrecían un seguimiento de todas las fases del proyecto que nos permitía ver si nos íbamos en tiempos o en plazos, en costes, etc. Y en el mantenimiento, establecimos un SLA con unos plazos que respetaban, nos informan, etc».
Por otro lado la parte crítica de la migración a la nueva versión era, sin lugar a dudas, la integración del nuevo sistema con el resto de herramientas propias del grupo. En concreto, en aquel momento Navision tenía interfaces con las herramientas IRC y CRG, de taller y reporting respectivamente, de los que no existía ningún tipo de documentación. Y éste fue el principal escollo del proyecto. «Las interfaces habían sido desarrollados siete años atrás por la antigua empresa que realizó la implementación de Navision y se encargaba del mantenimiento. En este tiempo, IRC se actualizó y también se adaptó el interfaz pero no había documentación técnica de ello», explica la responsable de TI de Renault Trucks España y Portugal.

En este punto, la labor de Qurius consistió en realizar un trabajo de análisis, «casi navegando por el código fuente», para averiguar cómo estaban realizadas esas interfaces y poder trasladarlos a la nueva versión. Para la compañía era fundamental que la comunicación entre la nueva versión del ERP y los programas propios fuera fiable. «Teníamos que estar seguros de que, una vez puesta en marcha la nueva versión, cuando se facturara una pieza de recambio o una orden de reparación, se hiciera la correspondiente acción contable. Estamos hablando de cientos de órdenes de reparación y de miles de piezas de recambio que se mueven cada día en las cuatro filiales. No podíamos perder nada», destaca Del Río. Al estar en la versión antigua de Navision la contabilidad de las cuatro filiales –más de 12 GB de información- hacer la migración de la forma más transparente posible para que no impactara a los usuarios fue otro reto del proyecto. Con ayuda de Qurius se montó una máquina en la que instalaba la nueva versión del ERP y sobre la que se trabajaba. Una vez estaba todo parametrizado se volcaban todos los datos, durante el fin de semana. «Se fue instalando empresa por empresa, empezando por la filial de Madrid, con dos establecimientos –punto crítico de la implementación-, para minimizar el riesgo y, sobre todo, para que fuese totalmente transparente para los usuarios. Finalmente, Qurius nos facilitó toda la documentación derivada de la reformulación de las interfaces, con los cambios que han realizado», destaca.

Internacionalización y rendimiento
Basándose en Microsoft SQL2005 como base de datos para el almacenamiento de la información, la nueva plataforma ha aportado a la compañía mejoras en el acceso, análisis y capacidades de interpretación de datos a la vez que ha impulsado el rendimiento de los sistemas de Renault Trucks. La compañía realiza ahora operaciones internacionales, gestiona cuentas de clientes y proveedores de otros países, procesa operaciones contables en las que intervienen varias divisas y tipos de cambio sin ninguna dificultad.  La nueva versión ha reducido la complejidad de las transacciones globales apoyando la internacionalidad de los procesos financieros de Renault Trucks. A su vez, gracias a la amplia funcionalidad de Microsoft Dynamics NAV 5.0, la empresa puede administrar la contabilidad, los pagos, cobros, inventario, contabilidad analítica, activos fijos y flujo de caja, así como realizar conciliaciones bancarias de forma eficaz. «La interfaz de usuario de la aplicación, altamente intuitiva y muy familiar para los que ya utilizan otros productos Microsoft, ha facilitado su adopción por parte de los empleados de la compañía. Además, gracias a su plena compatibilidad con el resto de soluciones Microsoft, permite traspasar datos a Excel y Word de forma rápida y sencilla facilitando aún más que los empleados puedan ver, analizar y compartir la información financiera en formatos que les resultan familiares».

Otro aspecto fundamental a destacar de la nueva solución es su papel clave como fuente de información actualizada, fiable, y a la que se puede acceder fácilmente. Tras el proceso de actualización e integración llevado a cabo por Qurius, Renault Trucks dispone ahora de acceso en tiempo real a datos relevantes del negocio. Esto permite examinar los procesos con detalle, estar informados de las operaciones y tomar las decisiones oportunas en base a una información sólida y fiable.
Microsoft Dynamics NAV 5.0 se integra con otras aplicaciones usadas en el grupo, especialmente con SAP, el ERP corporativo que engloba las áreas de finanzas, Recursos Humanos y Control, entre otros, garantizando en todo momento la integridad de los datos, tanto entre las distintas aplicaciones utilizadas en la compañía para la gestión de procesos específicos, como entre las distintas sedes de la empresa en España, ahora conectadas a través de Citrix.

Nacida en 1995 a instancia de la Generalitat de Catalunya, la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) es una universidad a distancia que tiene como misión facilitar la formación de las personas a lo largo de su vida. De los 200 alumnos y dos titulaciones del curso lectivo 1995-1996 se ha pasado a más de 45.000 estudiantes en 70 países y una oferta de formación reglada de 20 carreras y más de 200 postgrados, además del doctorado en Sociedad de la Información y el Conocimiento. En la UOC se utilizan de manera intensiva las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), que con el fin de superar las barreras del tiempo y del espacio y ofrecer un modelo educativo basado en la personalización y el acompañamiento integral del estudiante. Estudiantes, profesores y gestores interactúan y cooperan en el Campus Virtual y constituyen una comunidad universitaria que utiliza Internet para crear, estructurar, compartir y difundir el conocimiento. «Para una universidad virtual en la que la enseñanza se imparte a través de la Red y no hay aulas ni secretarías, la tecnología es primordial. Todo lo que sucede en la UOC pasa por informática: la matrícula es virtual, su pago también, etc. Por ello prácticamente toda nuestra estructura es tecnológica», destaca Francesc Noguera, vicegerente de Tecnologías de la Información de la Universitat Oberta de Catalunya.

Sin embargo no fue posible en 1994, los albores de la Internet comercial, encontrar una herramienta en el mercado que diera respuesta a las necesidades y retos de la institución. Por ello, según indica Noguera, la plataforma de e-learning que conforma el Campus Virtual de la UOC es un desarrollo propio, que ha ido evolucionando para adaptarse a los nuevos requerimientos y a la oferta educativa así como para dar soporte al gran crecimiento experimentado. «Aunque el mercado ha cambiado mucho y actualmente hay gran variedad de productos y soluciones tanto propietarias como de software libre, la UOC ha apostado por seguir con este desarrollo propio, muy adaptable a las necesidades y particularidades de su modelo tecnológico», comenta. «Además, debido al gran volumen de alumnos, ninguna plataforma se acaba de adaptar totalmente bien porque no aguantaría la concurrencia de alumnos (normalmente se conectan simultáneamente un 8-10 por ciento del total) bien porque las posibilidades de adaptación son mínimas.»

Esta plataforma de e-learning hecha a medida ha ido evolucionando a lo largo de los años, pasando de ser un sistema monolítico a un clúster de servicios. Actualmente el Campus Virtual ofrece todos los servicios que un alumno puede requerir de una universidad desde un aula hasta una biblioteca, todo por supuesto, virtual. Además de los servicios administrativos que realizan en la Secretaría también se ofrecen espacios lúdicos, un bar virtual, un foro, etc. De la plataforma se han hecho unas 20 versiones y varias generaciones, la más reciente, la 5.0, desarrollada en Linux. Esta última evolución, que se está poniendo en funcionamiento de manera gradual, forma parte del proyecto Campus en el que han participado todas las universidades catalanas y que fue promovido por la Secretaría de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información (STSI) de la Generalitat de Catalunya. El proyecto, que ha recibido el reconocimiento del Open Knowledge Initiative (OKI), nació de la necesidad de poder disponer de un campus virtual basado en software libre y con licencia GPL. Y la UOC se responsabilizó de la coordinación y liderazgo tecnológico. Al estar desarrollado de forma modular, cada universidad podrá aplicar los que considere para ofrecer una enseñanza superior en línea o semipresencial.

Según subraya Noguera, en la UOC hay una apuesta por la programación libre pero sobre todo por la libertad de elección del estudiante en cuanto a sistemas de TI. Y no solo se trata del sistema operativo que usa el alumno sino también de los formatos de los contenidos (ligados también a los dispositivos). «Un estudio virtual no es una mera traslación de uno presencial; los contenidos no son libros escaneados. Los contenidos de la UOC se desarrollan especialmente. Debido a la multiplicidad de alumnos, situaciones en las que estudian así como a las posibles discapacidades debemos tener múltiples soluciones a partir de un mismo contenido. El objetivo es poderlo editar o publicar en diferentes soportes que serán más o menos útiles en función de la situación en que se encuentre cada alumno». Por ejemplo, hay situaciones en las que no se puede leer un libro pero puede resultar útil un sintetizador de voz para escucharlo. «La clave es contar con el material desarrollado en lenguaje XML que facilita su adaptación a diferentes formatos», remarca Francesc Noguera. El pasado año el proyecto My Way de la UOC, que permite transformar contenidos a medida y en varios formatos, ganó el premio Gold en los Learning Impact Awards que concede el IMS Global Learning Consortium.

Externalización
Puesto que la UOC es una institución en crecimiento y cambio constante se ha apostado por una estructura lo más ligera posible para que sea más fácil de adaptarla a las nuevas circunstancias. Por ejemplo, en el departamento de sistemas no cuenta con programadores sino con jefes de proyectos que gestionan los proyectos que se externalizan. «La informática debe añadir valor al negocio, entenderlo, facilitarlo y agilizarlo. Y si el negocio, como en nuestro caso, es muy variable y aumenta la oferta formativa y cambia la tecnología, etc., adaptarse a estos cambios es más fácil si se es más ligero». Para Noguera otra razón por la que elegir la externalización es la calidad. «Aspiramos a tener lo mejor. Por ello nuestro papel ha de ser entender muy bien cuáles son las necesidades de la UOC y buscar la mejor solución posible. Por ello tenemos unos buenos gestores de equipo que pueden buscar nuevo mercado al externalizar.»

El Centro de Proceso de Datos, que es la principal infraestructura de la UOC, consta de más de 200 servidores y los servicios distribuidos. Ante la dificultad de la gestión de tamaña granja de servidores, la universidad está llevando a cabo un proceso de substitución de algunas máquinas por servidores blade para reducir espacio, consumo y simplificar administración. De momento se han implementado unos 64, la mitad para substituir máquinas antiguas y la otra mitad por temas de crecimiento. Además la UOC ha apostado fuerte por la virtualización del CPD. «Al punto al que nos gustaría llegar es tener los servicios en Cloud Computing, que aunque de momento sea más conceptual que real, puede permitir una mejora en la gestión de recursos y de servicios». La estrategia de la institución pasa por externalizar todo aquello que sea de volumen y poco valor añadido. El mantenimiento del CPD, que actualmente lo lleva a cabo CastInfo, es 24×7 para asegurar el funcionamiento ininterrumpido de todos los servicios.

Desarrollo a medida
En el inicio de la institución, la UOC buscó en el mercado una herramienta para el área de gestión académica que se cubriera todo el flujo académico-administrativo del estudiante desde que ingresa en la universidad hasta que sale titulado. «Acudimos a Ibermática porque habían sido los desarrolladores de una solución comercial y aunque ésta no se adaptaba demasiado a una universidad como la nuestra, nos servía mucho su experiencia». A través de esta «compra de conocimiento», como Noguera lo califica, la UOC construyó de la mano de Ibermática su solución de Gestión Académica que cubre la gestión de los exámenes, de la evaluación continua, la gestión y validación de los datos de acceso, las matrículas, las certificaciones y titulaciones, asignación de aulas y profesores, etc, tanto desde la perspectiva del estudiante como del gestor.

Tras la fase de desarrollo e implementación, y especialmente en un desarrollo propio, el software entra en una fase de mantenimiento y evolución. «Esta parte cada vez crece más, y llega un momento que se dedica más tiempo a mantener que a evolucionar». La UOC tuvo claro la necesidad de externalizar el mantenimiento de las aplicaciones así como su evolución y el servicio de atención al usuario. Adjudicado por concurso público a Ibermática, en un principio el mantenimiento se realizaba con personal de la consultora desplazado en la UOC. Finalmente se optó por convertir el mantenimiento de las aplicaciones en un servicio. Se sigue un modelo de servicio SLA que, a pesar de que el equipo de Ibermática ya no trabaja en casa del cliente, la institución tiene el conocimiento concreto del servicio prestado en base a unos indicadores de calidad. «Con este modelo ya no negociamos el número y el perfil de los técnicos sino el tiempo de respuesta deseado y la calidad en la resolución de nuestras demandas. Además podemos programar y presupuestar dedicaciones y tenemos feedback de las actuaciones realizadas, lo que nos permite detectar ámbitos problemáticos y corregirlos». Para implementar este sistema, explica Noguera, ha sido necesario establecer cómo debe ser la documentación que la UOC tiene que enviar a Ibermática para que hagan los evolutivos, cómo se deben comunicar las incidencias,… «No tener a los técnicos al lado obliga a formalizar por escrito las peticiones. Fue complicado poner este sistema en marcha pero ahora funciona muy bien.»

Actualmente además de Ibermática, otros proveedores de TI desarrollan para la UOC nuevos aplicativos de cuyo mantenimiento se encarga Ibermática. «En total son unos 50 ó 60 aplicativos corporativos unos cuatro millones de líneas de código que engloban la gestión académica, la gestión económica, RR.HH., marketing, campañas, gestión de expedientes, matrículas, etc. Este mantenimiento que realiza Ibermática implica la corrección de vicios ocultos del software, los pequeños evolutivos del software y el servicio de helpdesk», indica.
Para los próximos años la previsión es que continuará habiendo desarrollos de nuevos aplicativos aunque ya no tanto como en los primeros años  pero el mantenimiento seguirá creciendo. «Cada vez tenemos más aplicaciones hechas y con el paso de los años se deben renovar las antiguas porque empiezan a no responder a todas las necesidades del usuario, dejan de ser eficientes o la tecnología cambia», indica Francesc Noguera, vicegerente de Tecnologías de la Información de la Universitat Oberta de Catalunya.

Con una consolidada posición nacional e internacional y representación en cinco continentes, la empresa Surgival, especializada en la fabricación, comercialización y distribución de implantes para traumatología, prótesis para cirugía ortopédica e instrumentales quirúrgicos, quiso afianzar hace ya más de siete años su competitividad, y el software se convirtió en su mejor aliado. Para asegurar su buena marcha en el mercado, la actividad de la compañía, perteneciente al Grupo Cosías, se basa en tres pilares: «a apuesta por la gestión de la producción, a través de una planta que incorpora las últimas novedades en producción; por el control de calidad de los productos, dotándolos de la más alta tecnología; y por el departamento de I+D+i» apunta Javier Moreno, responsable de Gestión de la Información (Informática y Sistemas) de la firma.

Pero, a pesar de los buenos resultados obtenidos en los últimos años, Surgival cayó en la cuenta de que, para controlar y optimizar el trabajo, era imprescindible una solución de gestión que aportase aún mayor competitividad. «ecesitábamos un sistema que permitiera controlar y globalizar todas las áreas de información, de forma que sólo hubiera que introducir los datos una sola vez, y que posibilitara actualizarlos en tiempo real» recuerda Moreno, y añade: «ambién debía tener capacidad suficiente para integrar todas las áreas de la compañía: ingeniería de producto, gestión de personal, captura de datos en planta, producción, logística, ventas y finanzas»
En definitiva, Surgival precisaba un sistema de futuro, escalable tanto en funcionalidades como en usuarios y que facilitase un rápido crecimiento. Y aquí, precisamente, es donde Grupo Geinfor tenía mucho que decir. Para hacer frente a las demandas de la firma, Geinfor comenzó a implantar en 2002 diversos módulos de su sistema de gestión empresarial Geinprod, hasta su implementación total en 2007. Los resultados no se han hecho esperar, y actualmente este ERP ha dotado a Surgival de información unificada y sin errores, disponible para cada uno de los departamentos en tiempo real. «Antes de contar con Geinprod, la introducción de nuevos datos se realizaba de forma manual, lo que suponía un riesgo muy alto de cometer errores. Ahora, este problema se ha eliminado, los datos sólo se introducen una vez y allí donde se producen, actualizándose en tiempo real y dentro de un entorno heterogéneo», explica Francisco Alonso, gerente de Geinfor Canal.

Implementación escalonada
El proceso para conseguirlo, no obstante, ha sido gradual. Tras un análisis inicial y una definición de la estrategia que se iba a seguir, en 2002 se puso en marcha una primera etapa para la adopción de este ERP por parte de Surgival, con la introducción de diversos módulos: ingeniería y configuración de producto, gestión de producción y de personal, captura de datos en planta y los módulos de producción, logística, ventas y finanzas. «La primera fase se cerró satisfactoriamente y, después de este exitoso resultado y del crecimiento de la empresa, en 2003 se implantó el módulo de Gestión de Calidad, que se encarga de la adquisición de homologaciones en los procesos ISO 9000», detalla Alonso. En total, la implantación se realizó durante un periodo de entre seis y ocho meses, al final del cual estaban operativas el 100% de las funcionalidades del sistema.

Pero, a medida que la compañía iba creciendo, surgieron nuevas demandas, como la necesidad de crear un área destinada a organizar la información y ayudar a la toma de decisiones. Ése fue el paso final para la adopción completa de Geinprod, y se ejecutó en 2007 en apenas dos meses, con la implantación de los módulos de Análisis Gerencial y Gestión Organizativa y la creación de «cubos de decisión» para facilitar la generación de cuadros de mando. Después de todo este camino, actualmente la compañía cuenta con 26 licencias del ERP Geinprod en funcionamiento. «La herramienta ha crecido con nosotros y hemos podido incrementar el número de módulos al mismo tiempo que aumentaban los requisitos de trabajo de la empresa», indica el responsable de Gestión de la Información de Surgival. Todo ello, además, sin grandes complicaciones, puesto que «la capacidad de parametrización de Geinprod ha permitido ir introduciendo poco a poco cada módulo, al ritmo de la formación y adaptación de los empleados y de la adecuación del propio sistema», añade el gerente de Geinfor Canal.

Una vez que este proceso escalonado ha concluido, la adopción del ERP ha traído consecuencias directas en todos los departamentos de Surgival. Tal como indica Moreno, la captura de datos en planta ha facilitado el trabajo de los operarios, al tiempo que se ha hecho más eficaz, mientras que el control del almacén por ubicaciones erráticas ha mejorado la gestión con una reducción del stock y un mayor aprovechamiento de la superficie útil, «lo que ha generado un ahorro de tiempo y de costes muy notable». Por su parte, el módulo de análisis gerencial ha posibilitado generar cuadros de mando que disponen de la información necesaria y en tiempo real para la toma de decisiones. Y los módulos de calidad y de gestión organizativa CRM han facilitado el control de las homologaciones de los procesos «para adquirir la norma UNE-EN ISO 9001 para productos de diseño y desarrollo, fabricación, instalación y puesta en servicio, así como los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad en la fabricación de productos sanitarios, siendo esta norma complementaria de la UNE-EN ISO 9001:2000», especifica el responsable de Surgival.
En lo que se traducen estas mejoras, en resumidas cuentas, es en una optimización de la actividad en todos los departamentos, rentabilizando de forma rápida la inversión realizada en la adquisición de Geinprod. «Esta herramienta nos ha ofrecido un valor añadido que nos ha servido como colchón en estos tiempos de crisis, aportándonos la competitividad necesaria», opina Moreno.

Para cumplir con el mandato recogido en la Ley, desde la Dirección General de Infraestructuras y Material de Seguridad del Ministerio del Interior se puso en marcha el proyecto Listas de Embarque, que contemplaba la creación un sistema de información que recogiera, ordenara y pusiera a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado la información de las personas que llegan a España procedentes de fuera del espacio Schengen. La información que debe recibir el Ministerio del Interior para ponerla a disposición del Cuerpo Nacional de la Policía y del Cuerpo de la Guardia Civil son los denominados ficheros APIS (Advanced Passenger Information): número y tipo del documento con el que el pasajero se identifica durante el transporte, nacionalidad, nombre y apellidos y fecha de nacimiento del mismo. En cuanto al transporte se debe recoger también el punto de origen del trayecto que realiza el transporte así como el de destino del transporte; las correspondientes fechas de salida y de llegada del transporte desde el origen del trayecto hasta su destino; y el código de identificación de la compañía que envía los datos y el número identificación del transporte.

El Grupo ALTEN, a través de su filial Cronos, inició septiembre de 2006 el desarrollo de este sistema, que entró en producción en marzo de 2007, posibilitando que las compañías aéreas y navieras enviaran los datos de los pasajeros después del embarque y antes del despegue. «Este proyecto engloba todas aquellas rutas realizadas por transportes cuyo origen de ruta esté fuera de la zona Schengen y tengan como destino algún punto de España», indica Villanueva. Por ejemplo, Reino Unido no pertenece al espacio Schengen por lo que todos los transportes procedentes de este país están obligados a enviar la información.

Desarrollo técnico
En su parte técnica, el proyecto de Listas de Embarque se dividió en tres áreas.
Por un lado se creó una aplicación web desarrollada totalmente en Java con base de datos Oracle y servidor de aplicaciones TomCAt, donde se recoge toda la información de la listas de embarque de los viajeros que suministran las distintas compañías aéreas y marítimas. «Aquellos transportes que dentro de su ruta hacen escala en un país que está situado dentro del espacio Schengen también han de enviar los datos referentes al mismo, siempre que el punto de origen de la ruta esté fuera de la zona Schengen y no se haya pasado un control de pasaportes o similar en la zona de tránsito. El fichero que las compañías de transporte envían al Ministerio del Interior debe contener, además de los datos relativos a todos los pasajeros, los datos pertenecientes a la tripulación del transporte», indica Villanueva.
Dado el alto número de compañías implicadas y lo novedoso del proyecto, se quiso facilitar la tarea, desde el punto de vista tecnológico, para que las compañías pudieran cumplir con su obligación sin aducir problemas técnicos. «En ese sentido, se habilitaron varios sistemas para recibir la información – servicios web, correo electrónico, FTP, así como diferentes formatos (XML, UN/EDIFACT archivo de texto plano (TXT) y archivo de texto plano especial para compañías marítimas)».

La compañía aérea recoge los datos del pasajero en el mostrador de facturación o a través de su servicio de venta de billetes, etc. y compone el fichero. Como parte del desarrollo, Cronos creó varios clientes web del servicio para que las compañías de transporte los pudieran usar de ejemplo. Para enviar los ficheros han de conectarse al sistema, por lo que cada compañía tiene un usuario y contraseña. El envío de estos ficheros los realizan directamente las compañías o empresas intermediarias, como Sita, que prestan sus servicios. En este caso, incluso se cuenta con línea dedicada para dos de estas empresas. Y, por el volumen de pasajeros que supone, Iberia también tiene una línea dedicada. Cuando no se puede mandar la información bien porque el sistema de recepción de información del Ministerio falla bien por algún contratiempo (no hay luz en el aeropuerto o conexión a Internet, etc),  se debe de mandar un e-mail explicando el motivo y los vuelos que no se han podido enviar.

«El desarrollo del sistema se ha hecho en J2EE con base de datos relacional. En la Dirección General de Infraestructuras y Material de Seguridad tenemos la política de utilizar los sistemas más estándares y más extendidos como garantía de tener una continuidad del servicio con varios proveedores. Por ello se decidió intentar que los desarrollos de servicios informáticos se hicieran en J2EE sobre servidores de aplicaciones estándar y sobre gestores de bases de datos relacionales», destaca Francisco Villanueva. «Y se usaron los servicios web porque es un estándar ampliamente aceptada y muy accesible. Además proporciona un interfaz de comunicación muy sencillo».

Control y validación
El Ministerio del Interior debe tener en su poder la información necesaria del transporte para ponerla a disposición del Cuerpo Nacional de la Policía y del Cuerpo de la Guardia Civil una vez que se ha terminado el proceso de embarque y antes de la salida del transporte hacia su destino. Por ello, indica Francisco Villanueva, el siguiente proceso es la validación de formato, aparte de la comprobación de seguridad y los ciclos de calidad. Todo este procesamiento y validación de la información que se recoge se lleva a cabo en la desarrolló la intranet de la Dirección General de Seguridad desarrollada para el proyecto.  «Controlamos que el fichero llegue a nuestros sistemas antes de que el avión aterrice para que se dé por válido». Las compañías envían los ficheros con su lista de pasajeros, y en Dirección General de Seguridad se efectúa un control de calidad, con una serie de filtros: el número de pasajeros coincide con los que teclea el avión que lleva, que no hay pasajeros repetidos, que los campos obligatorios estén todos, que no haya nombres o apellidos con un solo carácter, etc.

Y por último, como parte del proyecto, Cronos llevó a cabo lo desarrollos pertinentes para integrar la red del Ministerio del Interior con las de la Policía y la Guardia Civil y a través de la cual se pone a disposición de los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado toda la información procesada y validada. Así, una vez se ha confirmado la recepción correcta de los ficheros, éstos se envían a la Policía, que tiene la competencia de control de fronteras, que efectúa una comprobación de pasajeros contra la base de datos de señalamientos nacionales, repositorio de personas que tienen alguna orden judicial pendiente (de prohibición de entrada, de detención, etc). Después de contrastar automáticamente la lista de pasajeros contra la base de datos, sale una lista de posibles positivos, es decir, personas que tienen órdenes pendientes y que van a venir en esos aviones. Este listado se manda al aeropuerto en cuestión donde va a tomar tierra el avión y le llega al ordenador del funcionario de policía que está en el control de fronteras. El funcionario realiza una comprobación más en profundidad para ver si se trata de un positivo real o es un falso positivo. Cuando el pasajero llega al puesto de control de fronteras, se hace una segunda comprobación. Y en caso de que sea necesario llevar a cabo algún tipo de acción policial, se hace. Por ejemplo, si el pasajero tuviera una orden de detención pendiente se le detiene. «Más de 150 compañías áreas y navieras hacen llegar las listas con la información de los pasajeros, más de 18 millones en el último año, de los que aproximadamente un millar han merecido una actuación policial a su llegada a España», indica el vocal asesor de la Subdirección General de Sistemas de Información y Comunicaciones para la Seguridad del Ministerio del Interior.
La información que se recoge, procedente cada vuelo, no se almacena en ninguna base de datos. «Se trata de un sistema en tiempo real y los datos solo se cruzan con las personas que son de interés policial», aclara.

Estadísticas y calidad
Con el fin de facilitar a las compañías transportistas la adopción y prueba de las medidas técnicas necesarias, durante los meses siguientes a la puesta en marcha, el Ministerio del Interior de España avisó a las compañías de los errores u omisiones que detecte, y les requirió de su inmediata corrección. Pasado ese período transitorio, a aquellas compañías que no hagan llegar los datos referentes a sus transportes o que éstos vengan con gran cantidad de errores, se les puede aplicar una sanción administrativa que correspondan de acuerdo a la normativa (puede oscilar entre los 6.001 € y los 60.000 €).  Por ello en una segunda fase, junto con Cronos, se están desarrollando el sistema para que sean las propias compañías las que, a través de Internet –con usuario y contraseña- puedan consultar su grado de cumplimiento y tengan acceso a herramientas para controlar la calidad de datos. «Se trata de facilitar que las compañías puedan ver sus líneas, rutas y errores. Muchas compañías grandes, centralizadas, tienen cientos de rutas y a veces no saben si en realidad hay alguna que no está rellenando bien los datos. En vez de hacer un informe nosotros para dárselo a conocer, las compañías podrán entrar a Internet y consultar su ruta, cuántos ficheros han enviado, qué errores había, qué datos faltaban, etc».

También se están mejorando las herramientas de estadísticas para el propio control del proyecto por parte de la Dirección General de Infraestructuras y Material de Seguridad del Ministerio del Interior. Actualmente se generan unos informes mensuales del número de pasajeros recibidos, nacionalidades, aeropuerto de origen y de destino, ficheros inválido (faltan pasajeros, datos incompletos). «Es una estadística bastante completa que vamos generando mes a mes sobre cómo va evolucionando el sistema, para nuestro propio control y el control de las compañías. Pero como es mucha información -millones de pasajeros, muchas compañías y muchos formatos- tiene algunas deficiencias. Es una herramienta que constantemente tenemos que depurar», comenta Francisco Villanueva, vocal asesor de la Subdirección General de Sistemas de Información y Comunicaciones para la Seguridad del Ministerio del Interior, quien valora positivamente el trabajo realizado por Cronos en el proyecto. «También se ha de resaltar el apoyo que Cronos ha proporcionado a las compañías aéreas para que hagan sus propias modificaciones y nos envíen la información en el formato correcto. Eso superaba un poco el objeto del propio contrato que teníamos».

Espacio Schengen
El Acuerdo de Schengen constituye uno de los pasos más importantes en la historia de la construcción de la Unión Europea (UE). Mediante este acuerdo, al que actualmente están adheridos 25 países, los estados miembros suprimen los controles de las fronteras comunes, creando una zona de libre circulación, pero se potencian las fronteras externas.

Hasta 2007 una aplicación para nómina era todo el software específico con que contaba la compañía en el área de Recursos Humanos. Para el resto de ámbitos – formación, selección, etc – se utilizaban diferentes herramientas ofimáticas como Microsoft Acces y Excel. “Derivado de esa situación, existía una disparidad de repositorios de datos, contábamos con cerca de 20 bases de datos paralelas, en las que había que dar de alta y baja a los trabajadores. Esto implicaba un gran esfuerzo de mantenimiento (reelaboración, repetición de operaciones en todas ellas…) y todo ello mermaba la fiabilidad de la información.”, recuerda Francesc Ricart, director de Recursos Humanos de Tradisa. Por ello el objetivo de la compañía fue buscar un software que permitiera unificar los procesos de Recursos Humanos de la empresa en España: que el alta o la baja de un empleado fuese introducida una vez en solo un sistema, no en múltiples. También se buscaba una solución que abarcara todas las áreas de RR.HH., de manera que, además de nóminas, cubriera selección, formación, evaluación del desempeño, presupuestos y control de presencia.

A finales de 2007 Tradisa realizó la selección del software y analizó varios productos. “Uno de los principales aspectos valorados en el proceso de selección, a parte de que diera cobertura a todas las áreas mencionadas, era que tuviese compatibilidad con nuestro sistema de contabilidad, Axional de Deister”. A la compañía también le interesaba incorporar un Portal del empleado, abriéndose así a la interacción y posibilitando que el usuario final, el empleado, pudiera obtener por sí mismo informes, certificados e incluso la nómina. “La proximidad y la confianza que nos mostraron los profesionales de Enter Systems, quienes además han realizado la implementación, fue también un elemento fundamental que inclinó la balanza”, remarca Francesc Ricart. “Tanto la tecnología como la funcionalidad de Integrho Enter Systems fueron factores clave para depositar la confianza en esta compañía para todas las necesidades de la empresa en el ámbito de la gestión integrada del departamento de Recursos Humanos”.
La implantación de la suite de soluciones especializadas para la gestión de nóminas, presupuestos, desarrollo de RR.HH., presencia y Portal del empleado se inició a principios de 2008. Según destaca Ricart, la parte más complicada fue la parametrización de la nómina ya que se trataba de 15 compañías, que operan en distintas zonas de España y 20 convenios diferentes. “La parametrización fue un proceso complejo y largo pero que los profesionales de Enter Systems realizaron de manera satisfactoria”. Una vez implementado y en producción la parte de nómina y de los seguros sociales, a mediados de 2008, se prosiguió con la implantación de los módulos de las áreas de formación, selección y Portal del empleado.

Formación y selección
Según explica el director de Recursos Humanos de Tradisa, el módulo de formación permite a la compañía tener documentado el plan de formación de cada una de las 15 empresas y poder saber así la formación que ha realizado cada empleado. “Contar con esta información perfectamente detallada y consultable es fundamental para una empresa como la nuestra que tiene certificados el sistema de gestión de la calidad -según ISO 9001:2000 – y el sistema de gestión ambiental -según ISO 14000:2004”. Por otro lado, el módulo de evaluación del desempeño permite conocer todos los datos referentes a formación, evolución, habilidades, etc. de un empleado que opte a una promoción.

El módulo de selección implementado permite tener actualizados los procesos de selección con los datos de los candidatos entrevistados y poder crear perfiles para cada puesto de trabajo. De esta forma, cuando se crea una vacante, enseguida se puede conocer el perfil que se ha de buscar para cubrirla. “Aunque la compañía tiene una rotación baja, anualmente se ponen en marcha entre 25 y 50 procesos de selección. Con estas funcionalidades se facilita la gestión de la información y se evita la duplicación de la misma”. Además todos los CV que llegan a la empresa, a través de Internet o de correo postal, de manera motivada o espontánea, se introducen en la herramienta. “El sistema también ha servido para llevar a cabo una gestión documental avanzada, digitalizando todo el histórico de información y lo que va llegando. Esto nos permite una consulta inmediata, además del consiguiente ahorro de espacio físico”, indica Francesc Ricart, quien remarca que el objetivo de Tradisa es conseguir una oficina sin papeles, “que es todo un reto en RR.HH.”.

Portal de autoservicio
La implementación del Portal del empleado ha supuesto un gran cambio para el departamento de RR.HH. al abrirse una ventana de autoservicio para los trabajadores. A través de esta herramienta, los empleados de Tradisa pueden realizar por ellos mismos gestiones que antes tenían que solicitar al departamento como el acceso e impresión de las nóminas, la descarga del certificado de retenciones anuales, la tramitación de peticiones de ausencias y de permisos de vacaciones, etc. También pueden gestionar modificaciones de datos como direcciones o la cuenta de cobro de la nómina e incluso actualizar sus datos referentes a la formación. “De esta manera se ha conseguido aligerar al departamento de RR.HH. de operaciones de poco valor añadido, como expedir certificados o imprimir nóminas. Además se ha creado un flujo de trabajo para realizar las aprobaciones totalmente digital, sin un solo papel por medio”, remarca Ricart. “Como es una solución muy intuitiva no ha sido necesario hacer ninguna formación específica y los empleados enseguida han empezado a usarlo”.

Por el momento, el Portal del empleado está disponible para el 60 por ciento de la plantilla de Tradisa, que es el porcentaje de trabajadores que utiliza diariamente el ordenador. Para este año se prevé instalar quioscos informáticos en los tres centros principales, en un primer momento, para que el personal operario tenga acceso a esta herramienta. Además en breve, en las dos sedes principales y posteriormente en el resto, el portal se conectará a un sistema de control de presencia. Así el empleado podrá conocer su reporte de horas trabajadas, las entradas, las salidas,… información que se vincula con la nómina. “Si, por ejemplo, una persona trabaja por la noche, esas horas nocturnas se tarifican de otra forma. Al estar todo integrado, el sistema lo reconoce y lo registra ya en la nómina. También nos va a permitir calcular los ratios de productividad. Además, en caso de emergencia, nos proporcionará inmediatamente una lista actualizada de las personas que se encuentran en la instalación para hacer el recuento correspondiente”. Otra área que se prevé vincular es la prevención de riesgos laborales para que permita, de forma automatizada, tener documentados temas como los equipos de protección individual, cuándo se han entregado y cuándo se han de renovar.

Sacar partido
Francesc Ricart tiene muy claro que con Integrho Enter Systems, y más concretamente con el Portal del empleado, el departamento que dirige se ha beneficiado de grandes ahorros de tiempo. “Por ejemplo, imprimir los recibos de 500 nóminas en papel autocopiativo, separar una copia de la otra, clasificarlas, enviarlas por correo a cada centro de trabajo… Todo esto, como mínimo, suponía un día de trabajo. Ahora es tiempo y dinero que se ahorra”. Asimismo se ha reducido el tiempo de elaboración de informes, que se realizan de forma inmediata. Según explica Ricart, los departamentos de Recursos Humanos han ido reduciendo su tamaño a la vez que se han ido incrementado las tareas y peticiones a ejecutar. “La única forma de conseguir esta eficiencia – que implica hacer más con el mismo tiempo y menos recursos – es poder disponer de herramientas que lo hagan más rápido, evitando tareas inútiles, y que proporcionen la información necesaria de forma muy clara y ordenada, lista para ser tratada”, indica. “La solución de Enter Systems que hemos implantado nos permite trabajar con la información fiable. De esta manera en el departamento de Recursos Humanos de Tradisa hemos ganado un cien por cien de eficiencia, y hacemos las cosas el doble de rápido y seguro”. Y ejemplifica: “derivado de esta descarga de trabajo puramente burocrático y sin valor añadido, ha sido posible digitalizar el histórico de documentos, durante la jornada laboral”.

Información centralizada
Según señala, el principal valor que ha aportado al negocio de Tradisa y al departamento la solución Integrho Enter Systems ha sido poder disponer de toda la información centralizada. “Contar con todos los procesos de Recursos Humanos integrados en un solo programa es generador de eficiencia, de valor añadido, porque se evitan las tareas repetitivas que impiden realizar otras y ser más proactivo”.
Para Ricart, la funcionalidad más relevante, derivada de la implementación, ha sido la creación del Portal del empleado como herramienta que permite a los trabajadores una autogestión de sus datos y solicitudes. “Esto proporciona inmediatez y transparencia en el servicio, y se pasa de un modelo pasivo a uno de autogestión”. El director de Recursos Humanos de Tradisa no tiene reparos en asegurar que el software de Enter Systems ha satisfecho sus expectativas. “Además, gracias a la proximidad que ha demostrado el proveedor, hemos sugerido algunas mejoras o desarrollos para complementar algunas funcionalidades. Por ejemplo, les hemos comentado que nos interesa que se desarrolle la parte de compensación de beneficios, es decir, los aspectos relativos a la gestión de variables, la gestión de bonus, la gestión por objetivos,…”. Sin embargo, por el momento Tradisa no ha requerido de desarrollos personalizados, y aún tiene pendiente sacar partido a todas las posibilidades que ofrecen los diferentes módulos. “Integrho Enter Systems es un programa que tiene mucha potencia, muchas funcionalidades. Nuestro objetivo es automatizar y simplificar los procesos con esta herramienta”.

Este año está prevista la implementación del módulo de presupuestos. “Cada año, el departamento de Recursos Humanos envía a contabilidad, a finanzas, un presupuesto de cuáles serán los gastos para el siguiente año. Una de las tareas consiste en el cálculo del montante que supondrá la adecuación de las nóminas al IPC anual. Actualmente este proceso se hace con Excel pero se prevé realizarlo con las herramientas de Integhro, ganando en agilidad”, indica Francesc Ricart, director de Recursos Humanos de Tradisa.

Tradisa es un operador logístico integral (transporte y almacenaje) para el sector de la automoción principalmente, con más de un millón de coches transportados al año. Presente también en Francia, Italia, Bélgica, Alemania, República Checa y Polonia, la compañía cuenta con 15 empresas, cerca de 500 empleados y unos 200 millones de euros de facturación.
Hasta 2007 una aplicación para nómina era todo el software específico con que contaba la compañía en el área de Recursos Humanos. Para el resto de ámbitos – formación, selección, etc – se utilizaban diferentes herramientas ofimáticas como Microsoft Acces y Excel. «Derivado de esa situación, existía una disparidad de repositorios de datos, contábamos con cerca de 20 bases de datos paralelas, en las que había que dar de alta y baja a los trabajadores. Esto implicaba un gran esfuerzo de mantenimiento (reelaboración, repetición de operaciones en todas ellas…) y todo ello mermaba la fiabilidad de la información», recuerda Francesc Ricart, director de Recursos Humanos de Tradisa. Por ello el objetivo de la compañía fue buscar un software que permitiera unificar los procesos de Recursos Humanos de la empresa en España: que el alta o la baja de un empleado fuese introducida una vez en solo un sistema, no en múltiples. También se buscaba una solución que abarcara todas las áreas de RR.HH., de manera que, además de nóminas, cubriera selección, formación, evaluación del desempeño, presupuestos y control de presencia.

A finales de 2007 Tradisa realizó la selección del software y analizó varios productos. «Uno de los principales aspectos valorados en el proceso de selección, a parte de que diera cobertura a todas las áreas mencionadas, era que tuviese compatibilidad con nuestro sistema de contabilidad, Axional de Deister». A la compañía también le interesaba incorporar un Portal del empleado, abriéndose así a la interacción y posibilitando que el usuario final, el empleado, pudiera obtener por sí mismo informes, certificados e incluso la nómina. «La proximidad y la confianza que nos mostraron los profesionales de Enter Systems, quienes además han realizado la implementación, fue también un elemento fundamental que inclinó la balanza», remarca Francesc Ricart. «Tanto la tecnología como la funcionalidad de Integrho Enter Systems fueron factores clave para depositar la confianza en esta compañía para todas las necesidades de la empresa en el ámbito de la gestión integrada del departamento de Recursos Humanos».
La implantación de la suite de soluciones especializadas para la gestión de nóminas, presupuestos, desarrollo de RR.HH., presencia y Portal del empleado se inició a principios de 2008. Según destaca Ricart, la parte más complicada fue la parametrización de la nómina ya que se trataba de 15 compañías, que operan en distintas zonas de España y 20 convenios diferentes. «La parametrización fue un proceso complejo y largo pero que los profesionales de Enter Systems realizaron de manera satisfactoria». Una vez implementado y en producción la parte de nómina y de los seguros sociales, a mediados de 2008, se prosiguió con la implantación de los módulos de las áreas de formación, selección y Portal del empleado.

Formación y selección
Según explica el director de Recursos Humanos de Tradisa, el módulo de formación permite a la compañía tener documentado el plan de formación de cada una de las 15 empresas y poder saber así la formación que ha realizado cada empleado. «Contar con esta información perfectamente detallada y consultable es fundamental para una empresa como la nuestra que tiene certificados el sistema de gestión de la calidad -según ISO 9001:2000 – y el sistema de gestión ambiental -según ISO 14000:2004». Por otro lado, el módulo de evaluación del desempeño permite conocer todos los datos referentes a formación, evolución, habilidades, etc. de un empleado que opte a una promoción.

El módulo de selección implementado permite tener actualizados los procesos de selección con los datos de los candidatos entrevistados y poder crear perfiles para cada puesto de trabajo. De esta forma, cuando se crea una vacante, enseguida se puede conocer el perfil que se ha de buscar para cubrirla. «Aunque la compañía tiene una rotación baja, anualmente se ponen en marcha entre 25 y 50 procesos de selección. Con estas funcionalidades se facilita la gestión de la información y se evita la duplicación de la misma». Además todos los CV que llegan a la empresa, a través de Internet o de correo postal, de manera motivada o espontánea, se introducen en la herramienta. «El sistema también ha servido para llevar a cabo una gestión documental avanzada, digitalizando todo el histórico de información y lo que va llegando. Esto nos permite una consulta inmediata, además del consiguiente ahorro de espacio físico», indica Francesc Ricart, quien remarca que el objetivo de Tradisa es conseguir una oficina sin papeles, «que es todo un reto en RR.HH.».

Portal de autoservicio
La implementación del Portal del empleado ha supuesto un gran cambio para el departamento de RR.HH. al abrirse una ventana de autoservicio para los trabajadores. A través de esta herramienta, los empleados de Tradisa pueden realizar por ellos mismos gestiones que antes tenían que solicitar al departamento como el acceso e impresión de las nóminas, la descarga del certificado de retenciones anuales, la tramitación de peticiones de ausencias y de permisos de vacaciones, etc. También pueden gestionar modificaciones de datos como direcciones o la cuenta de cobro de la nómina e incluso actualizar sus datos referentes a la formación. «De esta manera se ha conseguido aligerar al departamento de RR.HH. de operaciones de poco valor añadido, como expedir certificados o imprimir nóminas. Además se ha creado un flujo de trabajo para realizar las aprobaciones totalmente digital, sin un solo papel por medio», remarca Ricart. «Como es una solución muy intuitiva no ha sido necesario hacer ninguna formación específica y los empleados enseguida han empezado a usarlo».

Por el momento, el Portal del empleado está disponible para el 60 por ciento de la plantilla de Tradisa, que es el porcentaje de trabajadores que utiliza diariamente el ordenador. Para este año se prevé instalar quioscos informáticos en los tres centros principales, en un primer momento, para que el personal operario tenga acceso a esta herramienta. Además en breve, en las dos sedes principales y posteriormente en el resto, el portal se conectará a un sistema de control de presencia. Así el empleado podrá conocer su reporte de horas trabajadas, las entradas, las salidas,… información que se vincula con la nómina. «Si, por ejemplo, una persona trabaja por la noche, esas horas nocturnas se tarifican de otra forma. Al estar todo integrado, el sistema lo reconoce y lo registra ya en la nómina. También nos va a permitir calcular los ratios de productividad. Además, en caso de emergencia, nos proporcionará inmediatamente una lista actualizada de las personas que se encuentran en la instalación para hacer el recuento correspondiente». Otra área que se prevé vincular es la prevención de riesgos laborales para que permita, de forma automatizada, tener documentados temas como los equipos de protección individual, cuándo se han entregado y cuándo se han de renovar.

Sacar partido
Francesc Ricart tiene muy claro que con Integrho Enter Systems, y más concretamente con el Portal del empleado, el departamento que dirige se ha beneficiado de grandes ahorros de tiempo. «Por ejemplo, imprimir los recibos de 500 nóminas en papel autocopiativo, separar una copia de la otra, clasificarlas, enviarlas por correo a cada centro de trabajo… Todo esto, como mínimo, suponía un día de trabajo. Ahora es tiempo y dinero que se ahorra». Asimismo se ha reducido el tiempo de elaboración de informes, que se realizan de forma inmediata. Según explica Ricart, los departamentos de Recursos Humanos han ido reduciendo su tamaño a la vez que se han ido incrementado las tareas y peticiones a ejecutar. «La única forma de conseguir esta eficiencia ¾que implica hacer más con el mismo tiempo y menos recursos¾ es poder disponer de herramientas que lo hagan más rápido, evitando tareas inútiles, y que proporcionen la información necesaria de forma muy clara y ordenada, lista para ser tratada», indica. «La solución de Enter Systems que hemos implantado nos permite trabajar con la información fiable. De esta manera en el departamento de Recursos Humanos de Tradisa hemos ganado un cien por cien de eficiencia, y hacemos las cosas el doble de rápido y seguro». Y ejemplifica: «derivado de esta descarga de trabajo puramente burocrático y sin valor añadido, ha sido posible digitalizar el histórico de documentos, durante la jornada laboral».

Información centralizada
Según señala, el principal valor que ha aportado al negocio de Tradisa y al departamento la solución Integrho Enter Systems ha sido poder disponer de toda la información centralizada. «Contar con todos los procesos de Recursos Humanos integrados en un solo programa es generador de eficiencia, de valor añadido, porque se evitan las tareas repetitivas que impiden realizar otras y ser más proactivo».
Para Ricart, la funcionalidad más relevante, derivada de la implementación, ha sido la creación del Portal del empleado como herramienta que permite a los trabajadores una autogestión de sus datos y solicitudes. «Esto proporciona inmediatez y transparencia en el servicio, y se pasa de un modelo pasivo a uno de autogestión». El director de Recursos Humanos de Tradisa no tiene reparos en asegurar que el software de Enter Systems ha satisfecho sus expectativas. «Además, gracias a la proximidad que ha demostrado el proveedor, hemos sugerido algunas mejoras o desarrollos para complementar algunas funcionalidades. Por ejemplo, les hemos comentado que nos interesa que se desarrolle la parte de compensación de beneficios, es decir, los aspectos relativos a la gestión de variables, la gestión de bonus, la gestión por objetivos,…». Sin embargo, por el momento Tradisa no ha requerido de desarrollos personalizados, y aún tiene pendiente sacar partido a todas las posibilidades que ofrecen los diferentes módulos. «Integrho Enter Systems es un programa que tiene mucha potencia, muchas funcionalidades. Nuestro objetivo es automatizar y simplificar los procesos con esta herramienta».

Este año está prevista la implementación del módulo de presupuestos. «Cada año, el departamento de Recursos Humanos envía a contabilidad, a finanzas, un presupuesto de cuáles serán los gastos para el siguiente año. Una de las tareas consiste en el cálculo del montante que supondrá la adecuación de las nóminas al IPC anual. Actualmente este proceso se hace con Excel pero se prevé realizarlo con las herramientas de Integhro, ganando en agilidad», indica Francesc Ricart, director de Recursos Humanos de Tradisa.

El Grupo Danone es una multinacional líder en la industria de la alimentación, especializada en productos lácteos, destacando en especial el yogur. La empresa fue fundada en 1919 en Barcelona. En la península Ibérica cuenta con cinco plantas de producción ubicadas en Barcelona, Asturias, Valencia, Madrid y Sevilla. Además, dispone de 72 centros de distribución y ocho bases logísticas.
Inicialmente la red comercial de Danone en España no estaba automatizada y la fuerza de venta comenzaba su jornada en las oficinas o delegaciones para poder recoger la información que necesitaba para su gestión comercial. Desde allí se les indicaban las rutas y los clientes a los que tenían que visitar. Debían ir provistos de la documentación necesaria en formato papel, donde figuraban los datos para realizar los pedidos, la información de los puntos de venta, tarifas, albaranes, promociones e información indispensable para las visitas.

En el año 1991, Danone se propuso optimizar su gestión comercial mecanizando la forma de trabajar de su fuerza de ventas. «El principal objetivo del proyecto era permitir a la red de 600 preventistas efectuar su labor de forma mecanizada, facilitándoles información adecuada y actualizada que mejorase la gestión de la visita y aportase una mejora del servicio al cliente», indica Vicenç Peracaula, director de Customer Service de Danone. La compañía estuvo analizando qué tipo de terminal sería el más adecuado no sólo para trabajar en la calle sino que también tratara de manera óptima la información de los repositorios de información o datawarehouse. «Era muy importante la robustez por ello acabamos optando por Intermec. Y quien mejor gestionaba este tipo de terminales y la información era Vincle». Así pues la solución escogida para automatizar la gestión de ventas de Danone fue Vincle SalesWare Autoventa-Preventa de Vincle, que se implementó en los terminales Intermec de la serie 700. «La gran revolución fue el usar esa tecnología para hacer un pedido de valor añadido y no simplemente una introducción de datos», matiza Peracaula.

La solución de Vincle está implementada en los terminales y cubre los procesos de subida y bajada de la información y el propio diseño del sistema de información. «Vincle nos ayuda a gestionar cada día los 600 terminales para que estos contengan de manera actualizada la información referente a las rutas, los punto de venta, las estadísticas adecuada para cada caso. Este sistema de buzoneo también lo diseñó a medida Vincle». Los terminales están repartidos por el territorio y se conectan con la central a través de GPRS de manera directa.

Incremento de ventas
Actualmente los preventistas salen de sus casas para dirigirse directamente a los puntos de venta a realizar la gestión diaria, sin necesidad de pasar por la oficina. Todos los terminales llevan cargadas las rutas, los datos de los clientes a visitar, las tarifas, la información sobre últimos pedidos, etc. «En su momento ya consideramos que con ayuda de los terminales, esta figura podía pasar de ser un mero introductor de datos en un terminal a poder incentivar las ventas de forma que nos pudiera generar incrementos importantes», explica el director de Customer Service de Danone. Con Vincle SalesWare el equipo comercial dispone de información online referente a clientes, productos, promociones, cobros, etc. y todos los datos relevantes que se precisan para llevar a cabo una visita efectiva. La información que le aparece en el terminal orienta al preventista sobre cómo realizar el pedido específicamente en cada punto de venta. Ya no es una toma de pedido reactiva, en la que el vendedor únicamente va introduciendo cantidades sino que es proactiva y el sistema le sugiere acciones. Y es que el terminal sabe lo que se le ha vendido el día antes a ese punto de venta, las promociones existentes, las ventas que se han producido. «El terminal tiene información suficiente para ayudar al vendedor a tomar decisiones proactivas. Desde Danone no queremos ser meros receptores de pedidos sino que también queremos incidir en las ventas para dar valor añadido». Sin embargo, matiza Peracaula, que hay una serie de información  más coyuntural que también aporta mucho valor (si ha pasado ya la competencia, si ha habido un extra de consumo, etc.) que necesitan de la intervención del preventista para ser corregidas. El sistema mejora la preparación, calidad y gestión de la venta y el comercial posee información útil durante la negociación con el cliente. Así se puede optimizar el pedido de manera que se incrementen las ventas y se reduzcan las pérdidas por producto caducado (se trata de un bien muy perecedero).

Envío automático
Cuando la red comercial llega a los diferentes puntos de venta no llevan ninguna documentación, ya que el terminal está cargado con toda la información que necesitan para realizar los pedidos. «Evidentemente ello significa que tenemos que garantizar que nuestros ficheros maestros serán capaces de comunicarse con los terminales y trasladarles no sólo el catálogo de productos, sino aquellas visitas que pretendemos realizar. Debemos garantizar la descarga de todos los pedidos que los 600 preventistas toman diariamente», añade Peracaula. Los preventistas empiezan a tomar el pedido en el lineal. Los pedidos se lanzan automáticamente. Los terminales PDA, de la serie 700 de Intermec, están provistos de comunicaciones GPRS que permiten enviar los pedidos a la central de forma inmediata lo que  permite una mayor eficacia en la preparación y optimiza los tiempos de entrega. «Facilita, por otra parte, el trabajo administrativo de las oficinas centrales, evitando tareas mecánicas de poco valor añadido. Y además se ha logrado mejorar la gestión de sus stocks, planificando la reposición y por tanto, mejorando la producción».
Una vez que el preventista ha finalizado su gestión diaria, refresca los datos y recupera la ruta del día siguiente. «Al contar con la información online la fuerza de ventas se evita desplazamientos a la oficina, consiguiendo dedicar mayor tiempo a la actividad comercial e incrementando significativamente el número diario de visitas posibles. Asimismo, disponer de más tiempo para dedicar a los clientes permite ofrecerles un mejor servicio».
Vincle Salesware ayuda a Danone a gestionar las rutas, su mantenimiento, simulaciones, sustituciones, informes. Con ello se logra optimizar las rutas en base al negocio que generan, estableciendo qué clientes deben ser visitados y con qué frecuencia.

«Danone tiene un control absoluto no solamente del flujo del pedido sino también de la comprobación de cada uno de los estadios del mismo». Permite asegurarse que efectivamente el preventista ha salido a trabajar y en caso de que no fuera así, otro suplente podría salir con un terminal cargado con todas las visitas o puntos de venta que se deben realizar. «Además somos capaces de interactuar con todos de los terminales de forma que se pueden enviar mensajes a cada uno de ellos con instrucciones concretas sobre pedidos, promociones y puntos de venta», incide el director de Customer Service de la compañía.
Además Danone es usuario del servicio de Help Desk de Vincle para atender las consultas de los preventistas en el momento, facilitando así un servicio de soporte de alto valor para los clientes. «La relación de Danone con Vincle ha sido cómoda y fácil. Nos ha permitido adaptarnos continuamente a todas nuestras necesidades, cambiar de organización, estándares, aplicaciones. Y en todas ellas, Vincle ha sabido adaptar los terminales portátiles y las aplicaciones que corren en ellos para que no tuviéramos ningún problema, de forma que pudiéramos garantizar nuestro negocio y nuestra toma de pedidos», remarca Vicenç Peracaula.

Stocks controlados
Una vez el vendedor toma el pedido y sale de la tienda, el terminal automáticamente lo envía a los servidores centrales y de manera automática también se le fija un stock para que al día siguiente pueda salir el pedido. Cada pedido se asigna al operador logístico correspondiente – Danone trabaja con el operador logístico, Salvesen y más de 60 empresas logísticas locales -, que lo carga por la tarde noche y al día siguiente sale el pedido. En España Danone registra un volumen de ventas muy alto: unos 18.000 pedidos diarios, que equivalen a unos ocho millones de unidades diarias, que se entregan en un máximo de 24 horas a 20.000 clientes que tienen unos 45.000 puntos de venta por toda la península.
«La solución de Vincle se encarga de asegurar que recibamos los pedidos en la central. Una vez están aquí los pedidos, utilizamos un programa propio que diseñamos hace unos siete años con Accenture para gestionar la ubicación de stocks», explica Vicenç Peracaula. «Este programa hace posible que no le falte producto a ningún cliente ya que nos permite conocer en tiempo real el stock de los más de 70 almacenes que tenemos repartidos por toda España». De esta forma Danone conoce qué stock le puede destinar a cada pedido de manera que si faltara producto se puede optimizar, moviendo stock de una base o fábrica a otra. «Se trata de evitar una rotura de stock, es decir, no poder suministrar producto, lo que supone una pérdida de ventas». La documentación del pedido se envía al operador logístico a través de EDI de manera automática. Mientras el operador prepara los pedidos, Danone está al tanto de cómo se va haciendo y puede conocer en tiempo real las incidencias que se producen. «Y en este caso podemos reaccionar y llamar al cliente para intentar solucionarlo».

Tras realizar las entregas, el mismo día los operadores logísticos hace llegar a Danone un albarán para confirmar que el proceso se ha producido tal y como estaba previsto o para informar en caso de incidencias. La compañía ha repartido un escáner a todos las bases y operadores logísticos con las que trabaja. Así cuando el transportista vuelve de realizar la entrega, coloca el albarán en el escáner que, gracias a un programa a medida diseñado con Accenture denominado Sirocco, ejecuta dos tareas: confirmar los suministros que ha realizado el operador y enviar el albarán escaneado a una base de datos de Danone. «De esta forma si hay una incidencia, duda o reclamación por parte del punto de venta o cliente esa misma tarde lo tenemos en nuestra base de datos.» Además Danone ha habilitado en el portal del cliente un espacio para que el cliente pueda descargarse los albaranes que han sido suministrados a cada uno de sus puntos de venta, escaneados, firmados, etc.

Necesidades futuras
Para el director de Customer Service de Danone, la gestión es cada día más compleja por lo que una necesidad actual que el sistema informático lo vincule todo, incluido el transporte y el reparto de los productos. «Además el mundo de la distribución tiene el reto de ser cada vez más eficiente y competitivo por la guerra de precios en el mercado para ganar mayores porcentajes».
Actualmente la compañía está desarrollando con AECOC sistemas estándares para la gestión de entregas. El albarán se envía al punto de venta en formato electrónico a través el sistema DesaDV (aviso de expedición). Cuando se realiza la recepción del pedido, los clientes ejecutan las modificaciones sobre el documento electrónico, con lo que se ahorra tiempo y errores. Posteriormente se envía al proveedor una copia. «Se está desarrollando el mensaje de confirmación de recepción que se denomina RecaDV (confirmación de recepción), que es lo que se va a facturar», indica Peracaula.
Los nuevos terminales de Intermec, que Danone incorporará, disponen ya de lector de códigos de barras y GPS. «En este momento se está contemplando qué cosas podríamos llegar a hacer con este nuevo terminal. El salto cualitativo lo vimos cuando introdujimos Vincle. Estamos trabajando para ver qué nuevas funcionalidades incorporaremos», destaca Peracaula.

Toñi Herrero Alcántara

BASE-Gestió d’Ingressos es un organismo autónomo de la Diputación de Tarragona que se rige por el principio del autofinanciación, cuya finalidad es el ejercicio de las facultades que, los Ayuntamientos, entes independientes y otras Administraciones Públicas delegan o encargan, en función de las diferentes vías de actuación, colaboración y relaciones ínter-administrativas, en la gestión integral de sus ingresos. Los servicios básicos que se ofrecen son la gestión, liquidación, recaudación, inspección y comprobación de todo tipo de tributos, precios públicos y resto de ingresos de derecho público y privado; información, asistencia, orientación, asesoramiento y financiación a las Administraciones Públicas gestionadas; diseño, elaboración y mantenimiento de los sistemas de información que permiten la prestación de los servicios; y la realización del resto de las actividades conexas o complementarias que sean necesarias para mejorar la eficacia de su actuación.
Hasta el año 2005 cada Ayuntamiento tarraconense realizaba de manera autónoma la gestión de las denuncias de tráfico. A partir de esa fecha, BASE- Gestió d’Ingressos  empezó a ofrecer a las entidades un sistema de información para tramitar las infracciones de tráfico de una manera eficaz. «Una vez que se puso en  marcha el sistema nos dimos cuenta de que los tiempos de introducción de las denuncias eran muy dilatados. De media, una denuncia en papel tardaba en procesarse de tres a cuatro semanas. Era imprescindible agilizar la introducción de las denuncias en el sistema para cumplir con los plazos de notificación al infractor y evitar así que quedaran invalidadas», comenta Carles Casas Vidal, Jefe Técnico de Proyectos de BASE-Gestió d’Ingressos de la Diputación de Tarragona, quien apunta que se trata de gestiones farragosas así como de grandes volúmenes de denuncias de tráfico (250.000 al año).
Por ello se planteó la implantación de dispositivos digitales para anotar la infracción directamente en el terminal y posteriormente enviar la denuncia electrónicamente al sistema, evitando la introducción manual de los datos. En 2006 se adjudicó por concurso este proyecto a la empresa Knosos, que implantó un desarrollo que contemplaba las especificidades de BASE-Gestió d’Ingressos. Se pusieron en marcha 75 PDA modelo Qtek 9090, que daban servicio a 150 agentes de seis municipios tarraconenses. Con los dispositivos de mano, la incorporación de las denuncias en el sistema era inmediata y de un día para otro se iniciaba la tramitación de las mismas. «A parte de optimizar la introducción de las denuncias, se ganó en fiabilidad de los datos pues ya no se producían errores de transcripción en la entrada de estos», indica Casas Vidal.
Además de la PDA, los agentes de la policía municipal utilizan una impresora Brother MW-140BT, de formato de papel A7, que mediante conexión Bluetooth permite imprimir el boletín de la denuncia, que el policía dejaba en el vehículo infractor. Este resguardo ya es válido para realizar el pago en las entidades bancarias.

Primera ampliación
Ante los buenos resultados obtenidos, en el año 2007 BASE-Gestió d’Ingressos se planteó de nuevo realizar una ampliación. En esta ocasión la empresa adjudicataria del concurso de licitación fue Grupo Delaware. «Ofrecía la posibilidad de ampliar el sistema con la gran ventaja de que la licencia del software era universal, es decir, independiente del número de PDA que pusiéramos en marcha. Además la aplicación de Grupo Delaware también permitía realizar la captura de incidencias de la vía pública (por ejemplo, dar parte del estado del mobiliario urbano), funcionalidad demandada por los ayuntamientos. De esta manera en el mismo dispositivo móvil, podíamos ofrecer más funcionalidades», incide el Jefe Técnico de Proyectos de BASE-Gestió d’Ingressos de la Diputación de Tarragona. Asimismo la aplicación de Grupo Delaware se ha ido ajustando a las necesidades del Organismo y, por ejemplo, se incluyó la función de impresión del boletín de pago, contemplada en el proyecto anterior. Otro punto que se tuvo muy presente fue que la introducción de las denuncias fuera lo más ágil y simple posible para reducir la posibilidad de errores. En este sentido, puesto que más del 50% de las denuncias pertenecen siempre al mismo tipo de infracción, se diseñó para que el programa ofreciera una tipología de denuncias, que se corresponden a las infracciones más habituales, a rellenar con los datos particulares de cada caso. «Otra especificidad nuestra  ha sido incluir la opción de crear denuncias a partir de otras existentes, muy adecuado por ejemplo cuando en la misma calle hay varios vehículos que están cometiendo la misma infracción».

Menos de un  minuto
El sistema está pensado para que en menos de un minuto el agente tenga la denuncia ya realizada e impresa. Aunque Carles Casas Vidal señala que el beneficio no está en el tiempo en que se realiza una denuncia sino en la agilidad con que se cursan. «De media, hemos ganado un mes por denuncia. Además tampoco se pueden producir errores en la entrada de los datos ya que, por ejemplo, se introduce dos veces la matrícula del vehículo». Con esta solución de movilidad de Grupo Delaware desarrollada para la BASE-Gestió d’Ingressos de la Diputación de Tarragona se ha conseguido automatizar el procedimiento de denuncias de tráfico e inspección municipal mediante el uso de dispositivos digitales.
La comunicación entre la PDA y el servidor en el momento de la sincronización se realiza mediante GPRS aunque los terminales están preparados para 3G/UMTS/HSDPA. Pero como la cobertura no es uniforme y constante en todo el municipio, para que se pueda trabajar, cada terminal tiene instalada su aplicación. «En el momento en que finaliza la introducción de una denuncia se puede enviar al sistema o bien, en el caso de que no hay cobertura, la sincronización con el ordenador central se realiza posteriormente. Cada vez que se accede al terminal y existen denuncias pendientes de envío, el sistema ofrece la posibilidad de sincronizar».
Actualmente se mantienen las dos aplicaciones trabajando en paralelo: 75 dispositivos utilizan la aplicación de Knosos y 170 PDA, modelo HTC P3600, la de Grupo Delaware. «La previsión es que la solución de Grupo Delaware absorba los dispositivos que están aún con el otro sistema», apunta Casas.

Gestión municipal
«La Diputación de Tarragona, en su apuesta por extender las nuevas tecnologías a municipios y ciudadanos de la provincia, decidió abordar este proyecto, que está permitiendo contar a numerosos ayuntamientos con una plataforma que de otro modo sería muy complicado de desplegar. A través de su organismo BASE-Gestió d’Ingressos, la Diputación asume la responsabilidad del desarrollo, despliegue, mantenimiento y soporte de toda la solución, que sin duda mejorará la gestión municipal en el ámbito de las denuncias». BASE-Gestió d’Ingressos ofrece a su vez este servicio a numerosos municipios de la provincia, entre los que se encuentran Tortosa, Sant Jaume Enveja, La Sènia, Riudoms, Alcover, Calafell, Amposta i Cambrils, en una primera fase, aunque en un futuro próximo más ayuntamientos se unirán al sistema. «La solución desarrollada proporciona importantes mejoras a la gestión municipal ya que agiliza la grabación de denuncias de tráfico y detección de incidencias en la vía pública, incrementando la capacidad de respuesta de la Policía Municipal». Actualmente son ya casi 300.000 las denuncias cursadas al año.

Formación y soporte
Uno de los principales retos del proyecto, que se desarrolló en cuatro meses, fue la homogeneización del sistema, dado que BASE-Gestió d’Ingressos ofrece el servicio a ayuntamientos con necesidades parecidas pero no iguales. Es este el organismo quien asume la responsabilidad del desarrollo, despliegue, mantenimiento y soporte de toda la solución, tanto en costes (financiación) como en la organización del proyecto completo. Se repercute a cada ayuntamiento los costes de los terminales, las comunicaciones y parte del mantenimiento evolutivo que demande. Toda la información introducida desde los terminales PDA está accesible a través de la extranet del Organismo para que cada uno de los ayuntamientos pueda hacer la gestión pertinente de la información propia introducida. Grupo Delaware se encarga del servicio de hosting y del soporte a la explotación. La aplicación servidora se encuentra en un servidor alojado en un centro de datos en condiciones de servicio 24 x 7, con redundancia de discos y comunicaciones de banda ancha.
La formación de los usuarios (Policía Municipal) ha sido fundamental y de ella se ocupa directamente BASE-Gestió d’Ingressos. «Siempre que se hace un despliegue, antes de entregar los terminales, se les lleva a cabo una formación y después se ofrece un soporte continuo», observa el Jefe Técnico de Proyectos de BASE-Gestió d’Ingressos de la Diputación de Tarragona. «Ha habido mucha aceptación ya que se trata de unos dispositivos mi amigables. La motivación y la predisposición a usarlos ha sido elevada».

Más utilidades
Según señala Casas Vidal, la Policía Municipal de calle ve un gran potencial en estos dispositivos y continuamente están demandando nuevos servicios. Por ejemplo, se ha solicitado poder consultar una serie de información desde la PDA como el padrón de habitantes, licencias de obras o las matrículas. «La capacidad de poder conseguir toda esta información a pie de calle aumentaría tanto su productividad como la de los municipios. Los dispositivos móviles son una plataforma de servicios con la que los agentes pueden conseguir toda una serie de información para hacer su gestión».
Por ello se está impulsando que la PDA sirva a los agentes también para dar un servicio directo al ciudadano, dando parte de las incidencias de vía pública (se recogen de cinco a diez diarias por municipio) o, gracias a las aplicaciones de cartografía, respondiendo a las preguntas sobre direcciones que les formulan los ciudadanos. Asimismo se le quiere dar a la PDA el uso de teléfono móvil. Con Vodafone se han contratado unos bonos de datos, voz y SMS, balanceados para todos los terminales. El nuevo proyecto incorpora la comunicación de voz entre la central de la Guardia Urbana y los dispositivos de destino; la comunicación de voz entre los propios dispositivos; y la remisión de mensajes entre la central y los dispositivos de destino.

Zona azul
Actualmente se están realizando los desarrollos para incluir en el sistema de las PDA las capturas de denuncias por infracciones en zona azul. De hecho se espera que esté en marcha a finales de noviembre. «Realizar esta ampliación supone incluir algunas opciones como contemplar los dos supuestos a partir de los que se puede realizar la denuncia de zona azul: superación del tiempo o ausencia de ticket». Otro aspecto a tener en cuenta, incide el Jefe Técnico de Proyectos de BASE-Gestió d’Ingressos de la Diputación de Tarragona, es que este tipo de denuncias suelen ser gestionadas por vigilantes, figuras que no están revestidos de autoridad. Por lo que, puesto que la plataforma a la que se accederá será la misma, se establecerán diferentes perfiles de acceso en función del tipo usuarios. Este proyecto está previsto que se despliegue en dos municipios y con cinco PDA, en una fase inicial.

Internet móvil
El potencial de municipios al que BASE-Gestió d’Ingressos puede ofrecer este sistema son los 180 que forman parte de la provincia pero algunos no tienen Policía Municipal. Sin embargo la previsión es que todos ellos se conecten al sistema. «A medida que vaya mejorando la cobertura de telefonía móvil, aún bastante irregular en Tarragona, trabajemos directamente sobre un navegador, sin tener la aplicación instalada en los terminales. De esta manera podremos abrir los sistemas de información BASE-Gestió d’Ingressos a los canales de comunicación móviles», indica Casas Vidal. En este caso, en cuanto a las multas, se podría llegar a 1.000 usuarios (policías municipales) para 30 municipios. En una primera fase se prevé que convivan la aplicación de denuncia e incidencias de la vía pública instalada en las PDA con el acceso a cartografía y la consulta del padrón a través del navegador. «Y en el futuro, siempre y cuando contemos con una cobertura garantizada, se accederá al sistema a través del navegador de manera que no habría dependencia del terminal».
Las aspiraciones de BASE-Gestió d’Ingressos contemplan también dar entrada al ciudadano/contribuyente para que éste pueda acceder a sus sistemas desde su terminal móvil para acceder a servicios como poder ver la multa, el calendario de cobro, recibos para pagar y otros trámites. «Se trata de que pueda hacer lo mismo por Internet que mediante su dispositivo móvil». Según adelanta Carles Casas Vidal, Jefe Técnico de Proyectos de BASE-Gestió d’Ingressos de la Diputación de Tarragona, está previsto que a lo largo de 2009 se dé acceso a los ayuntamientos y al siguiente año, a los ciudadanos. Al llevar el sistema a Internet se crearán diferentes perfiles de usuario que darán acceso a diferentes tipos de entornos con diferente tipo de información.

Toñi Herrero Alcántara es periodista especializada en TI.