Las soluciones de integración y la recesión económica

La crisis económica mundial por la que atravesamos ha tenido como principal consecuencia una reducción del flujo de dinero y un descenso de los beneficios.

Autor: Redaccion - 22 Enero, 2010

John Manning es director técnico de Information Builders Ibérica.

De todos es sabido que incluso de las épocas más duras se pueden sacar cosas positivas. La crisis económica mundial por la que atravesamos ha tenido como principal consecuencia una reducción del flujo de dinero y un descenso de los beneficios.

Sin embargo, las fases difíciles de la economía y otros retos empresariales nos obligan a centrar los esfuerzos en las prácticas básicas de nuestro negocio, haciendo que prestemos atención a lo que en otros períodos de expansión solemos pasar por alto, como por ejemplo, aumentar la eficacia, reducir los costes y mejorar la estrategia. Y es que el miedo y el pesimismo no son la respuesta.

La clave para llevar mejor la crisis no es el hastío y la aprehensión, sino la planificación y la toma de decisiones con fundamento. Vivimos el mejor momento para invertir recursos en la búsqueda e implementación de métodos que puedan mejorar las operaciones clave del negocio. Esto no sólo reducirá los efectos negativos de la recesión, sino que también ayudará a situarse en una posición privilegiada cuando pase la tormenta y el mercado empiece a mejorar. Aquí es donde entra en juego la integración.

Durante la última recesión económica, un estudio de la firma analista Yankee Group destacaba que las empresas seguían dedicando recursos a proyectos de integración. A pesar del complicado clima económico que llevamos sufriendo desde hace cinco o seis años, han aumentado los presupuestos asignados a proyectos que permitan compartir la información entre socios, clientes y proveedores, así como automatizar las sofisticadas transacciones de alto nivel tanto dentro como fuera de la empresa. En la actualidad, esto sigue siendo igual de válido. La integración puede hacer mucho por la empresa en tiempos difíciles.

Mejora de la eficacia en la empresa
En primer lugar, fomenta la eficacia de los empleados. Muchas actividades importantes se pueden simplificar conectando sencillamente varios sistemas separados. Si la implementación se lleva a cabo con interfaces empresariales y técnicas orientadas a servicios, estos proyectos sencillos pueden afectar muy positivamente al negocio a corto plazo y sentar las bases de proyectos de integración más complejos y de mayor envergadura en el futuro.
Pongamos como ejemplo a Coty, una de las empresas cosméticas más grandes del mundo con líneas de perfumería de marcas muy conocidas como Calvin Klein, Lancaster o Cerruti. Esta compañía utilizó un software para cubrir sus necesidades inmediatas de integración y sentar las bases de una implantación efectiva de su estrategia SOA. La compra de Unilever exigía que Coty integrase rápidamente diversos sistemas inconexos y repartidos por toda la geografía para poder realizar pedidos, tareas de logística, distribución y otras operaciones clave de la cadena de suministro. Gracias al uso de un innovador software de integración, Coty pudo lograr la integración total de sus sedes en todo el mundo y de las operaciones de almacén en sólo sietes meses, y sin necesidad de redactar código alguno. Otra ventaja añadida es que ahora la compañía está preparada para tecnologías SOA y dispone de una infraestructura y componentes reutilizables necesarios para poder acceder rápida y fácilmente a un verdadero entorno empresarial SOA.

El software de integración puede ayudar de muchas otras maneras y se puede utilizar para conseguir objetivos de productividad considerables. Por ejemplo, busquemos una transacción valiosa en un sistema ERP, como “insertar pedido de compra”, y publiquemos un evento que contenga datos de negocio que se ponen a disposición del usuario cuando termina la transacción (ID de cliente, elementos de línea, cantidades, etc.). Si a continuación hacemos que una aplicación de almacén o CRM se suscriba a este flujo de eventos para obtener actualizaciones en tiempo real se reducirá al mínimo la necesidad de reintroducir datos manualmente lo que supone una diferencia considerable en la productividad del personal.
Otra opción es ofrecer a los usuarios la posibilidad de obtener información en tiempo real a partir de un origen de datos al que antes era complicado acceder. Esto se pueden conseguir con un evento similar al del ejemplo anterior, o proporcionando acceso directo al sistema operativo. Como resultado, la productividad aumentará gracias a la toma de decisiones “sobre la marcha” en toda la empresa.

De hecho, según la Sociedad Internacional de Automatización (ISA), sólo con automatizar un proceso, la eficacia aumenta entre un 1% y 2% anualmente. Y si además de automatizar el proceso, se mejora con información en tiempo real, se puede lograr un aumento de la productividad entre un 3% y 5% anualmente.

Evitar implementaciones complejas de BPM
La implementación y la gestión de herramientas de administración de procesos empresariales (BPM) absorben generalmente muchos recursos humanos y financieros, y en épocas de recesión no sobra precisamente ninguno de ellos. Además, las estrategias BPM suelen requerir la existencia de unas bases sólidas en forma de servicios de nivel empresarial. El coste medio de un proyecto BPM es de aproximadamente 250.000 y 500.000 euros, a los que hay que añadir una serie de costes ocultos, entre los que se incluyen las tasas de licencias para entornos de desarrollo y de pruebas, la compra de la aplicación y los servidores de las bases de datos, los costes de personal interno y los gastos de formación.

Sin embargo, como medida transitoria, se puede optar por implementar sólo uno de los servicios empresariales y no todo un sistema BPM. Estos servicios pueden ser utilizados por el software de integración existente, y también por las aplicaciones actuales (locales o agregadas), los portales y dashboards, el Business Intelligence, los entornos de creación de informes y otras tecnologías, sin que ello suponga invertir sumas considerables de dinero en suites BPM.
Este enfoque no sólo logra aumentar drásticamente la eficacia y la agilidad a corto plazo, sino que también acelerará la implementación BPM en el futuro, cuando las condiciones económicas mejoren y la empresa disponga de los recursos necesarios para lanzarse a una iniciativa BPM.

Aplazar proyectos ERP
Las ventajas del ERP son claras a la hora de simplificar las actividades principales de la empresa, consolidar los datos y mejorar la visibilidad de las operaciones clave mediante informes mejorados. Ahora bien, tal vez hoy las empresas no estén en el momento adecuado para comprar licencias costosas, encargar consultorías y pagar gastos de mantenimiento asociados a las nuevas implementaciones de módulos ERP o actualización de nuevas versiones.
De hecho, un estudio de AMR Research concluye que el coste medio de una expansión ERP puede ascender en total a 1,5 millones de euros. Además, Meta Group calcula que el índice de errores en proyectos ERP suele rondar el 70%. La mayoría de las empresas no puede permitirse un riesgo de esta envergadura durante una crisis financiera internacional.

No obstante, muchas de las ventajas de un sistema ERP se pueden lograr poco a poco implementando proyectos de integración a pequeña escala. Con un software de integración a buen precio y una planificación pormenorizada con entregas programadas, la empresa puede lograr el mismo crecimiento de procesos, gestión de datos, acceso, creación de informes y análisis sin asumir precios tan elevados ni amenazas de errores en el proyecto.
En conclusión, muchas empresas ven la integración como una serie de proyectos de gran complejidad, que exigen múltiples recursos y herramientas de distintos proveedores. Sin embargo, a través de pequeños proyectos delimitados y estratégicamente planificados se pueden lograr beneficios inmediatos y crear un valor fiable a corto plazo, especialmente durante períodos de crisis económica, al tiempo que prepara para seguir obteniendo buenos resultados cuando lleguen los días de crecimiento y expansión.