Ficheros stub ¿son realmente la clave para el archivo de e-mails en la empresa?

La mayoría de las compañías nunca ha considerado el impacto que podría tener un simple e-mail, al que no se ha seguido la pista, en una organización o en la carrera profesional de un usuario.

Autor: Redaccion - 19 Febrero, 2010

La mayoría de las compañías nunca ha considerado el impacto que podría tener un simple e-mail, al que no se ha seguido la pista, en una organización o en la carrera profesional de un usuario. Con el volumen de información que hoy contienen los correos electrónicos, no sorprende la insistencia de industrias y gobiernos para conservar los e-mails por razones legales y de conformidad. Aún sin ser la única solución, el adecuado establecimiento del sistema de correo es capaz de evitar problemas mayores para los administradores de red.

Un estudio de GFI Software muestra que más del 51% de las pyme no archivan los e-mails de carácter corporativo y que un 33% utiliza su cliente de correo, así como los archivos PST para almacenar su correspondencia electrónica. Esta postura respecto al archivo de e-mails es una importante fuente de problemas para los administradores informáticos, que se ven en la tesitura de tener que buscar e-mails entre archivos PST de puestos de trabajos individuales. La falta de fiabilidad de estos archivos, asimismo, puede suponer una grave responsabilidad jurídica.
La tarea de gestionar el correo electrónico se divide a menudo entre el administrador de sistemas y el usuario final. Delegar la responsabilidad de realizar las copias de seguridad a los usuarios finales puede resultar sin embargo, cuanto menos, arriesgado.
La solución óptima, en este sentido, capaz de otorgar al administrador un máximo control sobre la gestión de los correos corporativos, a la vez que permite que los usuarios conserven y accedan a sus e-mails antiguos y eliminados, es el Archivo normalizado de e-mails.
Existen varias tecnologías de archivo, así como soluciones que se integran con Microsoft Exchange Server y el cliente de Outlook, que utilizan archivos stub. El uso de archivos stub puede cubrir a las necesidades de archivo de e-mails de algunos usuarios, pero también crea miles de pequeños mensajes que afectan tanto a las capacidades de almacenamiento de Exchange Server, como al rendimiento global. El uso de la funcionalidad Journaling de Microsoft Exchange, sin embargo, no sólo elimina la necesidad de archivos stub, sino que también mejora el rendimiento.

¿En qué consiste la tecnología stub?
Muchas soluciones de archivo utilizan un proceso denominado stubbing, que consiste en el traslado de e-mails desde los buzones de correo de los usuarios a una nueva localización, mientras el e-mail original se reemplaza por un nuevo mensaje de pequeño tamaño que indica la nueva localización del e-mail. Un stub puede ser considerado como un acceso directo, que contiene información para indicar el contenido real. Cuando un usuario hace click en un e-mail que ha sido archivado, el mensaje stub es leído y el correo original se recupera de su lugar de archivo. La idea subyacente en el stubbing es que el mismo permite a los usuarios acceder a los e-mails archivados de una manera más sencilla. En vez de contener todos los correos originales que han sido archivados, un buzón de correo contendrá mensajes stub, cuyo tamaño es muy inferior.

Este concepto, sin embargo, resulta a veces problemático. En agosto de 2008, Microsoft publicó un documento en el que se describían los problemas que se producen al utilizar una solución de stubbing en la que, según este fabricante, el reducido tamaño de los mensajes realmente no evita todos los problemas que debería.
Según Microsoft, los problemas de rendimiento de los usuarios de Outlook están más relacionados con el gran número de mensajes recibidos, que con los e-mails “pesados”. Con el tiempo, una solución de archivo que trabaje con cientos de buzones de correo, creará miles de pequeños mensajes stub. Cada uno de estos mensajes puede ocupar entre 2 y 15 kilobytes y, aún así, suponer un problema para el rendimiento, ya que el número de mensajes es el principal factor que impacta el rendimiento en el almacenamiento de Exchange, más que el tamaño agregado de cada correo.
Una solución de archivo de e-mails que haga uso del stubbing, de este modo, normalmente enumera todos los e-mails de un buzón de correo y los reemplaza con un mensaje stub. La enumeración de los correos es una intensa actividad de procesamiento, especialmente cuando tiene lugar en cada buzón de correo de Exchange Server. Por ello, las operaciones intensivas de procesamiento pueden tener un impacto negativo en las prestaciones de Microsoft Exchange, especialmente cuando hay un gran número de usuarios de Outlook bajo la carga de un servidor.

La capacidad para buscar e-mails archivados es otra funcionalidad importante de una solución de archivo. En el caso de una solución que utilice la tecnología de stubbing, el contenido del correo original no estará disponible para realizar búsquedas, por lo que los usuarios que utilicen la función de búsqueda de Outlook para encontrar antiguos correos, no obtendrán ningún resultado útil. Las soluciones de archivo que utilizan la tecnología stubbing, de este modo, hacen que la funcionalidad de búsqueda de Outlook sea inservible.
Finalmente, la tecnología stubbing también modifica la manera en que normalmente trabaja Microsoft Exchange, ya que se necesita instalar un código externo en el servidor Exchange para permitir esta funcionalidad. Los administradores más experimentados saben que la introducción de cualquier nuevo componente en el sistema puede afectar fácilmente a la disponibilidad y fiabilidad de los servidores. Esto hay que tenerlo especialmente en cuenta cuando el nuevo componente afecta de manera directa la manera en que funciona Microsoft Exchange. Los administradores de sistemas son reacios a instalar software en sus servidores de producción sólo para evaluarlo, por lo que algunos se decantan por crear un servidor de prueba y esto afecta al tiempo del administrador. La evaluación de una solución de archivo de este tipo, de tal modo, no reflejará la carga real que tendrá la misma para Exchange Server.

Journaling
Las desventajas del stubbing pueden evitarse, haciendo uso de la funcionalidad Journaling de Microsoft Exchange, que proporciona la capacidad de registrar todas las comunicaciones en una organización y funciona haciendo disponibles todos los contenidos entrantes y salientes en una localización especial del servidor Exchange.
Para archivar, resulta especialmente útil el uso de Envelope Journaling. Otras opciones de Journaling en Exchange sólo almacenan el contenido del mensaje. Con Envelope Journaling, Microsoft Exchange captura los detalles de los e-mails que podrían ser requeridos para una conformidad plena, incluyendo los e-mails NDR y la información del destinatario como carbon copy (CC), blind carbon copy (BCC) y la expansión de los miembros de un grupo de distribución.

La función Envelope Journaling por sí misma no proporciona una solución manejable. La ventaja de esta funcionalidad radica en que permite a los e-mails nutrir una solución de archivo, usando unos gastos mínimos y sin requerir ningún código adicional en el Exchange Server. Una solución de archivo puede entonces copiar los e-mails journaled a su propia base de datos, limpiando al servidor Exchange de la avalancha de e-mails.
Un sistema así diferencia el envío de e-mail de su archivo. De manera adicional, la base de datos de archivo puede ser almacenada en un servidor totalmente distinto. Este diseño permite a cada componente hacer lo que sabe hacer mejor: el servidor Exchange entrega comunicaciones mientras que una solución de archivo adecuada está dedicada a almacenar e-mails con una tecnología escalable, como una base de datos SQL. Una solución de archivo puede entonces proporcionar importante funcionalidad adicional, como la supresión automática de los e-mails anteriores a una fecha determinada, o una búsqueda rápida.

l archivo de e-mails permite a las organizaciones gestionar sus correos de una manera efectiva y cumplir con las regulaciones que puedan ser requeridas. Lo que es más importante, existen diferentes tecnologías de archivo que pueden afectar la eficacia de una solución de archivo. Teniendo en mente el creciente uso del correo electrónico, es conveniente considerar estas problemáticas a la hora de escoger una solución de archivo de e-mails u otra.
De hecho, ya existen en el mercado tecnologías que se integran con Outlook sin usar archivos stub, evitando los problemas que generan en el redimiento del servidor estos ficheros. Estos sistemas permiten acceder al e-mail archivado como si estuviera en una bandeja de correo Exchange o en un archivo local PST.

David Kelleher es analista de Comunicaciones e investigación de GFI.