El corazón de la Universidad Corporativa Asepeyo
Asepeyo inició su andadura como Mutualidad de Previsión Social en el año 1915, pasando a denominarse ‘Asistencia Sanitaria y Económica para Empleados y Obreros’ (A.S.E.P.E.Y.O) a partir de 1944, con la finalidad de gestionar el Seguro Obligatorio de Enfermedad en todo el territorio español. Con la entrada en vigor de la Ley 4/1990, Asepeyo cambió su denominación por la de ‘Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social’. A partir de 1996 la Mutua, además de la gestión de los Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales, comienza a cubrir la prestación económica por incapacidad temporal por contingencias comunes. El número de empresas asociadas es de 325.667, con un total de 2.344.287 trabajadores afiliados. Asepeyo cuenta con una amplia organización sanitaria propia dedicada a la asistencia del accidente laboral y la enfermedad profesional, con más de 140 puntos de asistencia, entre centros asistenciales, hospitales, centros de oftalmología, de rehabilitación, de seguridad e higiene y oficinas administrativas. La compañía, que tiene una plantilla de 5.000 trabajadores, obtuvo en 2007 unos ingresos totales de 1.914,6 millones de euros, cifra que representa un aumento del 12,15% respecto al año anterior.
En los últimos años Asepeyo ha asistido a importantes cambios. A finales del año 2000, como parte de su Plan Estratégico la Mutua se planteó varios retos, algunos de ellos centrados en el área de Recursos Humanos. «La compañía había dado el salto a los 3.000 empleados por lo que se decidió conformar una Dirección de Recursos Humanos. Desde la perspectiva de la dirección de las personas este cambio significó la necesidad de evolucionar su modelo de gestión, consolidando las palancas sobre las que pivota el plan estratégico: la gestión del desempeño, el desarrollo del talento, la gestión del conocimiento corporativo, la responsabilidad corporativa interna y el modelo de comunicación interna», explica Ricardo Alfaro, Director de Recursos Humanos de Asepeyo. En ese momento se decidió contar con un ERP de RR.HH., «un cerebro que nos gestionase todo lo relacionado con la gestión de personas». Además de por adecuación al volumen de la empresa, se eligió PeopleNet de Meta4 por fiabilidad y flexibilidad. «No queríamos adaptar nuestro plan de RR.HH. a un programa informático sino que fuera al revés», señala. «El programa tenía que permitirnos pagar la nómina sin equivocarnos ni un céntimo – puesto que esta área es vital para todas las empresas- pero también tenía que ayudarnos a gestionar el talento, el conocimiento, el desempeño, etc».
De PeopleNet se implantaron los módulos de organización, gestión del desempeño, formación, selección, nóminas y administración de personal. El proyecto se inició en 2001 con la implementación del módulo de nómina para solucionar la adaptación al euro. «La compañía también valoró a capacidad del ERP de ser portalizable puesto que se consideró fundamental poder llevar el departamento de RR.HH. a cada puesto de trabajo de la Mutua de manera que el ERP tenía que dar acceso a todos los empleados (más del 90% tiene ordenador personal) a esa información a través de un portal», recuerda Alfaro. Actualmente todos los asuntos de RR.HH., desde la cobertura de nuevos puestos de trabajo, cursos de formación, vacaciones hasta los datos de kilometraje, autorizaciones, becas, permisos, etc, se gestionan a través del portal del empleado, ya no se usa el papel. «Y es que otro objetivo dentro del Plan Estratégico era eliminar los expedientes de personal en papel y que fuera Meta4 el repositorio de toda la información y datos».
Áreas primordiales
En cuanto a las tres áreas de RR.HH. designadas como básicas en el Plan Estratégico – talento, conocimiento y desempeño- , por un lado Asepeyo se planteó establecer un sistema de gestión del desempeño que pudiera incorporar tanto la dirección por objetivos como la dirección por competencias (desempeño cuantitativo y cualitativo). Es decir, se trataba de establecer un sistema que permitiera aunar el pago de incentivos con la entrevista de valoración de desempeño y la gestión por competencias. «Los registros de todas las entrevistas de evaluación del desempeño quedan en Meta4. Después el departamento de desarrollo, en función de los desajustes competenciales que se derivan de esa entrevista, asigna un plan de formación en habilidades y competencias de carácter personal y anual. De esta manera conseguimos que la formación en habilidades se adapte a las necesidades reales pactadas entre empleado y responsable». Actualmente en el programa hay inmersas 2.800 personas para las que el sistema mide la diferencia entre el nivel competencial óptimo y el adquirido. El personal que participa en el programa es directivo, comercial, sanitario y este año se empieza a incorporar el administrativo, con la meta de incluir en 2010 a todo el personal.
En lo referente a la gestión del talento, el hito de Asepeyo era contar con herramientas para ser capaces de detectar a los empleados con el perfil más adecuado y poder desarrollar al talento emergente que existe en la organización. Y en cuanto a la gestión del conocimiento, para Asepeyo era básico disponer de una aplicación para compartir el conocimiento corporativo así como migrar del concepto de formación al de aprendizaje. «El resultado de esta nueva forma de contemplar los Recursos Humanos y, sobre todo, de la forma de gestionar el aprendizaje fue el nacimiento en 2005 del concepto de Universidad Corporativa Asepeyo cuyo fin era conseguir una gestión integral del conocimiento que impacte directamente en el negocio de forma sostenible, involucrando a la totalidad de la organización en un modelo participativo», indica Ricardo Alfaro.
Dos años después, la Universidad Corporativa Asepeyo es un proyecto hecho realidad y su estructura está basada en Escuelas de Conocimiento y en el diseño y desarrollo de Programas Formativos para alcanzar el nivel óptimo de desempeño por puesto de trabajo y por la implantación de los procedimientos y sistemas de información necesarios.
Universidad Corporativa
Más allá del concepto, «la Universidad Corporativa Asepeyo está orientada a apoyar a la organización tanto en la mejora de la gestión como en la difusión de sus valores y cultura, sistematizando y compartiendo el conocimiento de forma transversal, para contribuir a la mejora de los resultados de la organización a través del desarrollo de las personas», explica el Director de Recursos Humanos de la compañía. Hasta la fundación de la Universidad, los planes de formación se realizaban siguiendo el modelo de las áreas funcionales de la empresa y las necesidades coyunturales de las líneas de operaciones. Pero todavía no se habían generado programas formativos por puesto de trabajo. «Por ello nos marcamos como meta ir avanzando en dichos programas y hemos alcanzado ya su implantación en el 70% de la plantilla», comenta Ricardo Alfaro. Actualmente, para la aplicación de los planes formativos se tienen en cuenta la experiencia y formación previa de los empleados afectados, los actuales programas de desarrollo que derivan de la gestión del desempeño y la evolución de los sistemas informáticos de gestión de la formación, que permiten medir el aprendizaje mediante determinadas fórmulas de evaluación.
El diseño de la Universidad Corporativa Asepeyo establece siete grandes escuelas. La primera en ser implementada fue la Escuela Corporativa, encargada de divulgar nuestra filosofía y valores, de integrar a los nuevos empleados en la Mutua, formar en las competencias corporativas clave y a los formadores de toda la universidad (a través del Centro de Formadores). El resto de escuelas se distribuyen por áreas de conocimiento: Escuela Sanitaria, que atiende las necesidades de formación del ámbito sanitario; Escuela Comercial, que imparte formación específica en producto y en competencias específicas de venta para todos los profesionales con algún tipo de impacto comercial; Escuela de Administración de Negocio, atiende las necesidades de formación relacionadas con la administración y gestión; Escuela de Seguridad e Higiene, que se responsabiliza de dar respuesta a las necesidades de aprendizaje técnico en prevención de riesgos laborales de diferentes colectivos de la Mutua; y el Centro de Desarrollo Directivo, organizada en función de los distintos niveles de dirección, su misión consiste en el desarrollo de las personas con responsabilidades de dirección y coordinación.
Campus virtual
«Al tener mucho personal distribuido, el coste de las acciones de formación se incrementa debido al desplazamiento del personal por lo que Asepeyo da mucha importancia a la formación online. Por ello nuestro objetivo era implantar una plataforma de gestión de aprendizaje (Learning Management System-LMS) y, sobre ella, pivotar el campus virtual», observa. De hecho la estrategia de la Mutua pasa por potenciar dos campus presenciales y uno virtual que ha de suponer el 33% en cuanto al número de acciones y horas formativas. Ese hito se cumplió en 2007, al alcanzar las 245 acciones formativas e impartir más de 9.000 horas de formación de manera online. El campus virtual se ha montado sobre la plataforma 3i training campus de 3i Multimedia que, mediante un agente de sincronización desarrollado por Sogeti, 3i Multimedia y Asepeyo, se conecta a Meta4. Así cualquier actuación en PeopleNet, -administración de usuarios, de programas formativos, de cursos, de acciones formativas o de inscripciones-, se refleja automáticamente en el campus virtual gracias esta interfaz intermedia entre ambos sistemas. De esta manera el campus virtual no se administra autónomamente sino que se hace de manera remota a partir de las gestiones que acontecen en el entorno de PeopleNet. «El ERP gestiona el catálogo de formación que recoge la oferta formativa de todos los módulos que componen los programas formativos; la oferta de las acciones formativas, presenciales y e-learning. Igualmente gestiona el workflow y circuito de inscripciones a acciones formativas y centraliza el expediente académico de cada usuario con todas las evaluaciones de sus acciones formativas», añade Alfaro. Esta integración permite que Meta4 agrupe toda la información de cada empleado en una misma ficha de persona que incluye desde cuándo se entró, el informe de valoración inicial hasta la progresión salarial, la formación y las promociones.
Próximos pasos
Como proyectos de futuro del campus virtual, el Director de Recursos Humanos de Asepeyo apunta que se está trabajando en el desarrollando el concepto de comunidad virtual. Se trata de incorporar a los cursos herramientas como chats, correo electrónico, tutores online, que mejoren la interactividad y la comunicación. «Intentamos que todos los cursos sean bastante prácticos y que el alumno, a parte del campus virtual, interactúe como si estuviera en el aula: pueda ver a sus compañeros, las fotos, los que están conectados, que puedan hacer proyectos compartidos. La idea es contar con entornos cada vez más dinámicos para que se parezca el máximo posible a un aula presencial», expone.
En cuanto a PeopleNet, para el último trimestre del año está prevista la implantación del módulo pendiente, el de prevención de riesgos. El proyecto está previsto que dure ocho meses y se hará por áreas funcionales: evaluación de riesgos, medidas de emergencia, la medición de la eficacia. «Aunque tenemos programas que se encargan de esta parte, necesitábamos una aplicación que fuera capaz de integrar la base de datos de personas con las bases de datos corporativas de actividades preventivas», explica Ricardo Alfaro, Director de Recursos Humanos de Asepeyo. En concreto se trata de que PeopleNet integre la base de datos de personas con las de los programas RHO, que gestiona las relaciones de riesgos laborales y Chamán, que gestiona los reconocimientos médicos de la empresa. «Son dos aplicaciones desarrolladas por Asepeyo que contienen información poco integrada de manera que cuando se hace una búsqueda hay que consultar diferentes ubicaciones lo que hace que no sea muy ágil», indica.
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