Cuadros de Mandos, ¿qué integración de datos es la más adecuada?
Los cuadros de mandos ayudan a las organizaciones a mejorar y acortar el tiempo en la toma de decisiones, ejecutar estrategias, e innovar y mejorar procesos críticos para las empresas. Es importante emplear estándares de diseño visual, pero aún lo es más cómo se integran los datos de la empresa, de dónde proceden y en qué momento se suministran para garantizar que son precisos y coherentes.
La creación de un cuadro de mandos no se limita a saber cómo visualizar mejor la información o qué colores utilizar. Sus creadores deben tener en cuenta que los datos que incorporan son la base para la toma y ejecución de decisiones críticas de negocio y, por tanto, es necesario determinar previamente su origen, calidad, nivel de detalle, frecuencia de actualización o si proceden de fuentes externas a la empresa. Esto ayudará a determinar uno de los tipos de integración de datos a implementar: Data Warehousing, Data Warehouse en tiempo real, acceso a datos operativos, Integración de la Información Empresarial (EII). servicios web o Business Intelligence basado en procesos.
Antes de revisar estos estilos, conviene describir algunos elementos comunes de la integración de datos, incluidos el acceso, la calidad y coherencia, su consolidación, periodo de latencia y el impacto en los sistemas operacionales , y que de una u otra forma condicionarán la efectividad del cuadro de mandos, así como el tiempo y coste de su implementación.
• Acceso a los datos. Esta es la característica más importante de la integración de datos en el cuadro mandos. No se trata sólo de acceder a los datos allí donde estén, sino que también implica acceder de la forma más eficiente posible sin sacrificar su calidad y coherencia. A esto se añade la capacidad para enlazar datos de diferentes fuentes y plataformas. Los sistemas de software, como es el caso de los servicios web, han abierto nuevas puertas en el acceso a los datos al permitir que las aplicaciones se conecten a sistemas de información que antes eran inaccesibles. Las aplicaciones de business intelligence pueden estar disponibles como servicios web, convirtiéndolas en fuentes de datos que se pueden combinar, enlazar y compaginar con otros datos empresariales.
• Calidad y coherencia. La precisión de la información en los cuadros de mando afecta directamente a las decisiones de negocio. Según el Data Warehouse Institute (TDWI),«los problemas de calidad en los datos cuestan a las empresas americanas más de 600.000 millones de dólares al año; sin embargo, la mayoría de los directivos olvidan que la falta de calidad conduce lentamente a sus empresas al fracaso. Aún más dañinos que los costes de impresión, envío o personal innecesarios, lo es el lento pero inexorable desgaste en la credibilidad que sufre una organización entre sus clientes y proveedores por su incapacidad para tomar decisiones que estén basadas en información real».
• Consolidación. La consolidación de datos implica combinar datos procedentes de múltiples fuentes en un sistema central por lo que es necesario tener en cuenta dónde residen los datos, cuáles hay que combinar, con qué frecuencia y si deben o no transformarse. A menudo los cuadros de mando contienen una amalgama de datos que procede de diferentes departamentos de la empresa, por lo que el proceso de consolidación es fundamental para que estén disponibles en el cuadro de mandos.
• Latencia de datos. El propósito principal del cuadro de mandos será el que determine el nivel de actualización que deben tener los datos. Por ejemplo, uno de carácter estratégico para ayudar a comprender los planes de negocio a largo plazo no debe recoger las transacciones diarias y los datos que recoge se actualizarán semanal, mensual, trimestral o anualmente. En cambio, los cuadros de mando operativos necesitan casi siempre datos en tiempo real para facilitar la toma de decisiones inmediatas, la resolución de problemas o la identificación de oportunidades a medida que surgen.
• Impacto en los Sistemas Operacionales. Las soluciones de Business Intelligence buscan minimizar su impacto en los sistemas operacionales. Los cuadros de mando con fines estratégicos no suelen necesitar acceder a estos sistemas, en tanto que los operacionales, aunque pudiera parecer que necesitan acceder a ellos, no siempre es necesario, ya que pueden alimentarse de un data warehouse en tiempo real. También puede haber estrategias híbridas en las que unas partes del cuadro de mandos utilicen un data warehouse en tiempo real y otras extraigan datos directamente de los sistemas operacionales. La selección de uno u otro enfoque depende de los requerimientos del cuadro de mandos, pero lo primordial es que, como parte de una solución de BI, minimice su impacto sobre los sistemas operacionales.
• Tiempo y coste de implementación. Hay muchas formas de que los datos estén disponibles en un cuadro de mandos. Algunas son más rápidas que otras y también varían en su coste. El enfoque elegido dependerá de las necesidades del negocio, pero no debería determinarse a costa de la calidad y coherencia de los datos ya que puede conducir a una toma de decisiones errónea.
Hay que tener en cuenta que cada tipo de integración requiere un plazo diferente de implementación, lo cual incidirá en la disponibilidad del cuadro de mandos. El acceso a datos operacionales requiere un tiempo de implantación mucho menor que un enfoque basado en un data warehouse tradicional. A cambio tiene un mayor impacto en los sistemas operacionales.
El coste de integrar datos para su uso en un cuadro de mandos depende de si la solución de integración se adquiere o se desarrolla a medida. Esta decisión depende del nivel de personalización necesario y de la volatilidad a largo plazo de la infraestructura de TI. Comprar una solución puede significar tener que cambiar la forma de trabajar, pero si no existe una solución estándar será necesario desarrollar una a medida.
Seis Estilos de Integración
Hay muchas formas de hacer frente a los retos de la integración de datos, si bien todas giran en torno a la creación de una arquitectura adecuada y la selección del estilo apropiado. En el caso de los cuadros de Mandos, esto significa elegir uno o más estilos de integración con el objetivo de satisfacer las necesidades de los usuarios y garantizar que la solución de integración puede cambiar y adaptarse a medida que el negocio cambia. Los principales estilos de integración:
• Data Warehousing: Implica la extracción de los datos de los sistemas operacionales y su transformación en un modelo de datos universal que esté disponible para las aplicaciones, como es el caso de los cuadros de mando de las soluciones de Business Intelligence.
Los cuadros de mando utilizados para la planificación estratégica a largo plazo usan datos que no cambian con frecuencia – la mayoría en un periodo semanal. En este caso, la latencia de datos no es un problema, por lo que el data warehouse (DW) es una opción común. Esta opción reduce la sobrecarga innecesaria de los sistemas operacionales, especialmente cuando el cuadro de mandos solicita datos de múltiples fuentes o plataformas. Los cuadros de mando suelen incluir cálculos o transformaciones a partir de los datos de origen. Un DW reduce la redundancia de los procesos de consolidación de datos que supondría una carga para un sistema operacional.
• Data Warehouse en tiempo real: Con frecuencia los cuadros de mando operacionales necesitan datos en tiempo real o casi real. En dicho caso, la latencia de los datos merece la máxima atención y uno de los beneficios de la estrategia basada en un DW en tiempo real es una latencia cero.
La clave está en alimentar el DW en tiempo real o casi real. Las transacciones y eventos se capturan a medida que ocurren, se depuran sobre la marcha y se cargan en el DW. La principal diferencia es que en este caso la extracción se realiza a medida que se producen las transacciones. Esto reduce enormemente el impacto sobre los sistemas operacionales al minimizar la frecuencia y volumen de las tareas de extracción, transformación y carga (ETL) planificadas que se realizan en un enfoque de DW tradicional. Incluso aunque el DW en tiempo real es conceptualmente complejo, utiliza tecnologías de integración sencillas como buses de servicio empresarial, transformaciones en tiempo real, adaptadores y procesos de transacción.
• Acceso a Datos Operacionales: Los usuarios de business intelligence, a menudo, quieren tener una visión única de los datos empresariales. En ocasiones, este requerimiento se solapa con el mundo de los cuadros de mando en el que los usuarios buscan monitorizar lo que afecta a sus responsabilidades específicas. El acceso a los datos operacionales puede proporcionar una visión única de los datos a los usuarios de cuadros de mandos pero tiene un gran impacto sobre los sistemas operacionales. Por ello, algunos adoptan una postura conservadora y recomiendan estilos de integración más tradicionales, como el DW o el DW en tiempo real. Sin embargo, el acceso a datos detallados desde un cuadro de mandos ayuda a los usuarios a tomar mejores decisiones, y es aquí donde el acceso a los datos operativos puede ayudar.
Los cuadros de mando no siempre pueden proporcionar toda la información que los usuarios necesitan, por lo que es útil ofrecer un método para obtener datos más detallados. Deslizarse sobre la barra de un gráfico o seleccionar un elemento de un informe en forma de tabla puede proporcionar información específica que mejore las comprensión del cuadro de mando. En tanto en cuanto esta solicitud bajo demanda de datos operacionales mejore la toma de decisiones, se superará el impacto negativo en los sistemas.
• Integración de la Información Empresarial (EII): En un mundo perfecto un cuadro de mando utiliza un único DW empresarial que contiene toda la información necesaria, pero en la realidad esto apenas se da. A menudo utiliza múltiples DW para obtener los datos que necesita, pero. ¿cómo se combinan estas otras fuentes para su uso en el cuadro de mandos?, ¿qué ocurre cuando los usuarios necesitan contenidos nuevos o adicionales de los sistemas operacionales?, ¿qué sucede mientras las TI integran esos datos en el DW?, ¿deberían esperar los usuarios hasta que se actualicen?
Los sistemas de EII ayudan a resolver estos dilemas al proporcionar la capacidad de enlazar múltiples DW y sistemas operacionales. Ayuda a minimizar los retrasos a la hora de poner la información correcta en manos de los responsables de la toma de decisiones. Ésta es una solución de integración importante para el suministro puntual a los cuadros de mando a medida que la demanda del negocio cambia. EII es particularmente valiosa cuando las compañías atraviesan procesos de fusión y adquisición ya que ayuda a que los múltiples sistemas de las diferentes compañías se integren rápidamente y proporcionen información a la dirección.
• Servicios Web: La integración de los datos de la empresa con las aplicaciones que se encuentran fuera de la organización es posible gracias a la utilización de los servicios web como recurso de información. Por ejemplo, se pueden reconciliar los datos de un DW con un servicio web disponible a través de una aplicación albergada por un tercero como si se tratara de una única estructura de datos. Esto amplía enormemente las posibilidades de lo que se puede suministrar al cuadro de mandos.
Además, los servicios web también hacen que los cuadros de mando incluyan el conocimiento de las soluciones de reporting existentes al reutilizarlas como servicios.
• Inteligencia de Negocios basada en procesos: «Trabaje de forma más inteligente, no más duro»” es un axioma común en el mundo de los negocios. Y esto es precisamente lo que el business intelligence basado en procesos permite a través de la automatización de la toma de decisiones. Esto supone embeber funciones de business intelligence basadas en eventos (como visualización de datos, analíticas, alertas o informes) en los procesos de negocio con el fin de eliminar la necesidad de ejecutar una acción física o bien para mejorar la precisión en la respuesta.
A modo de resumen, podemos decir que la creación de los cuadros de mando requiere, por tanto, del uso de potentes herramientas que doten a las organizaciones de la flexibilidad necesaria para soportar cualquiera de los diferentes estilos de integración, desde el acceso a datos más sencillo hasta el más avanzado basado en un enfoque SOA, el cual que permitirá crear y desplegar soluciones de business intelligence con cuadros de mando como parte de cualquier proceso o servicio para que puedan ser gestionadas de forma independientemente (tipo plug-and-play), minimizando los costes y el tiempo dedicados al mantenimiento de estas aplicaciones.
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