Factura Electrónica: Seguridad y Eficacia

Las empresas deben digitalizar sus documentos de negocio para fomentar la productividad y al mismo tiempo respetar el medioambiente, eliminando el papel de los procesos de gestión empresarial. Uno de los documentos de negocio críticos es la factura electrónica. Al adoptar el formato electrónico, se puede gestionar automáticamente la recepción y/o envío de facturas en cualquier formato y la digitalización segura y legal de los archivos financieros.

Una factura electrónica, en pocas palabras, es una factura que tiene un formato digital y está firmada digitalmente. La firma es el modo de garantizar su autenticidad y su integridad y así mantener su valor legal y fiscal. Sin la firma, una factura en pdf no es válida.
A pesar de la complicación aparente que supone la factura electrónica, este proceso puede ser simplificado y ofrecer enormes beneficios muy rápidamente para las empresas que la utilizan. El beneficio más directo es el ahorro de papel pero también la reducción drástica de errores al limitar la intervención humana y la reducción del tiempo de gestión.

España es uno de los países más avanzados en materia de legislación sobre factura electrónica y digitalización de documentos financieros. La actual reglamentación y normativa legal propicia un uso cada vez más extendido de los certificados digitales y de la firma electrónica, tanto en el mundo empresarial y financiero como en la Administración Pública. Además, Bruselas proporciona un marco legal con plazo hasta el 2010 para que se cumplan una serie de normativas orientadas a la digitalización de facturas y otros documentos contables de cara a la Administración Pública. Gracias a este contexto, las empresas han empezado a adoptar nuevas formas de trabajado basándose en documentos electrónicos y procesos automatizados, donde la intervención manual es reducida y sólo se utiliza para revisiones.
La normativa vigente sobre factura electrónica es la denominada Orden PRE/2971/2007, y obliga a la recepción de facturas electrónicas por parte del sector público estatal. Ahora, a partir del 1 de Agosto de 2009, todas las empresas que no puedan presentar la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada (empresas que reúnen ciertas condiciones limitadoras durante dos años consecutivos, como por ejemplo una cifra neta de negocio inferior a 22,8 millones de euros, menos de 250 empleados y un total de partidas de activo inferior a 11,400 millones de euros), van a tener la obligación de dotarse de un sistema de factura electrónica con firma digital. Es decir, un gran número de empresas que facturan a la Administración del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquella.

Bajo este nuevo entorno, se debe contar con una plataforma universal que permita la automatización de todos los procesos documentales desde su recepción hasta su envío. La factura es un documento estratégico para cualquier empresa, que hay que automatizar y digitalizar de acuerdo a la normativa vigente y con la seguridad que permite la tecnología actual, para eliminar posibles errores por intervención manual, como fraudes o retrasos por gestión no optimizada. El objetivo final es conseguir que se acorten al máximo los ciclos de pago y de cobro, mejore la tesorería y los resultados financieros de la empresa.
De forma general es innegable el altísimo interés de las empresas hacia el formato digital de las facturas de proveedores y de clientes (proceso de entrada y de salida, respectivamente). En España, 1200 empresas incorporan cada día el nuevo sistema de facturación electrónica, de acuerdo a la Sociedad de la Información de la SETSI.

Aunque una de las principales ventajas de eliminar el soporte papel es el recorte de gastos en material y en horas laborales, la razón de peso es la eficiencia obtenida por ganancia en tiempo y reducción de errores, con la consiguiente mejora de satisfacción de todas las personas involucradas en el proceso, sean proveedores, usuarios o clientes.

La seguridad y autenticidad de la factura: una cuestión de confianza
La factura y todos los procesos derivados de ella están en el centro de atención de la legislación y de la oferta tecnológica actual, ya que por una parte es el documento clave de entrada y salida de ingresos de la empresa, y por otro lado porque las personas que van a recibir, enviar o archivar facturas de forma electrónica necesitan un entorno de confianza. Esta confianza la proporcionan el marco legal y tecnológico que permite cumplir con este compromiso. Los valores de la factura electrónica son la autenticidad, la integridad y el ‘no repudio’.

Los certificados digitales son el mejor instrumento para proporcionar credibilidad, seguridad y fiabilidad en las operaciones electrónicas. El proceso de certificación digital garantiza la integridad del documento, la identidad verificable del firmante y la imposibilidad de que éste rechace su autoría, lo que se denomina el “no repudio”. Es necesario buscar una solución que permita al usuario poder en cualquier momento, de forma online, verificar el certificado con la identidad del emisor y con la validez del documento.
La seguridad en la facturación electrónica es un elemento crítico por lo que se requiere contar con herramientas que permitan la autenticidad de origen, la integridad del contenido, asegurar la legibilidad en formato origen y la accesibilidad completa a las facturas.

En concreto, la seguridad y autenticidad de la factura electrónica suponen cinco conceptos esenciales: autenticidad del documento gracias a la firma electrónica; confidencialidad por código cifrado (para evitar el acceso no autorizado a la información); integridad del documento gracias a la firma electrónica (sin alteración de la información de origen); no repudio del documento gracias a la firma electrónica (evitar que se rechace el documento por no válido) y posibilidad de generación de archivos longevos (que permiten que su validez perdure en el tiempo). Esta seguridad y autenticidad es proporcionada por la tecnología asociada a la factura y transacciones electrónicas, dejando el formato papel en un nivel muy elemental tanto en términos de confianza como de capacidad de volumen tratado.

Un concepto clave para la legalidad de la factura electrónica es la validez del certificado de la entidad emisora. Según dicta la normativa vigente: «Las facturas y documentos sustitutivos remitidos electrónicamente firmados con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición no se considerarán válidamente remitidos a sus destinatarios ni recibidos por éstos». La verificación de firma y certificado de la empresa emisora dentro de la factura es un proceso con varios niveles, todos esenciales: verificación criptográfica (comprobación de la firma y del certificado); verificación operacional (estado de revocación, fecha de caducidad, estructura del certificado); verificación legal (validez del certificado según el MEH, información sobre restricciones como cuantía límite, etc.); así como información actualizada (actualización continua de las reglas de validación de los certificados y sus políticas de aplicación). El mismo nivel de detalle ocurre con conceptos como la interoperabilidad, el sellado de tiempo, el almacenamiento, el formato de firma (básica, fechada y validada), entre otros.

Finalmente, cabe destacar que al implementar la factura electrónica dentro del negocio, se obtiene un importante ahorro financiero. La gestión de facturas electrónicas es clave para el éxito de cualquier organización debido al creciente volumen de éstas. De acuerdo a cifras de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), el volumen de facturas anuales en España calculado para 2008 es de 4.500 millones y el emplear la e-factura conlleva un ahorro potencial de 15.000 millones de euros. Por lo que contar con una infraestructura tecnológica segura para la elaboración de las facturas electrónicas se convertirá en un asunto clave para todas las empresas.

Pero… ¿y si mis clientes quieren seguir con el papel?
Sin embargo, no todos los clientes y proveedores están preparados para el formato electrónico: estarán divididos entre los que sí aceptan la factura electrónica y los que siguen solicitando la misma en papel. Entonces habrá que buscar la solución que dé satisfacción a todos.
La factura electrónica no deja de ser “la última tendencia” en tecnología, y se necesitará algún tiempo para que todas las empresas acepten dar el salto tecnológico y equiparse para ello. Durante este tiempo, y siendo el proceso de facturación un proceso que no puede ser interrumpido, será importante poder mantener los formatos tradicionales. ¿Podemos automatizar el proceso y seguir enviando facturas en papel, por correo o por fax? Esto es posible a través de un modelo híbrido automático, que permite a la empresa enviar las facturas por varios canales (fax, correo, email) a la vez, gracias a un conjunto de conectores y a un potente motor de captura de datos del ERP, formateo y envío por el canal elegido. Un simple código permite al motor detectar cuándo el documento se envía en formato papel. Dichas facturas papel se imprimen, doblan, ensobran y envían a Correos de forma totalmente mecanizada, evitando así cualquier riesgo de error por intervención manual.

Jesús Midón es director general de Esker Ibérica, Portugal y América Latina

URL: http://www.datati.es/?p=2745

Escrito por Redaccion el may 14 2010. Archivado bajo Actualidad, Gestión, Newsletter. Puedes seguir las respuestas de esta entrada por RSS 2.0. Puedes dejar una respuesta o un trackback a esta entrada