La comunicación, clave para unir a la compañía
Mayores posibilidades de control, la colaboración entre grupos de trabajo y un ahorro de costes son los principales beneficios derivados de esta decisión. Con una presencia dispersa en la Península Ibérica, mantener una comunicación única y fluida podía volverse una dificultad para la empresa Cotinsa-Grupo Navec. Para hacer frente a este problema, esta compañía del sector de montajes y mantenimiento industrial solicitó ayuda a Raona, una organización de consultoría de software, y el resultado fue la primera implantación desde cero de Microsoft Office Communications Server 2007 R2 en España. Mayores posibilidades de control, la colaboración entre grupos de trabajo y un ahorro de costes son los principales beneficios derivados de esta decisión.
El Grupo Navec, un conjunto de empresas de servicios para la industria cuya compañía madre es Cotinsa, cuenta con más de 1.500 empleados y seis instalaciones estratégicamente localizadas por la Península Ibérica y, en los últimos tres años, ha protagonizado cuatro nuevas adquisiciones. Para gestionar tal cantidad de recursos, el grupo fue consciente de que necesitaba dotar a la compañía de un sistema de comunicación interno que se adaptara a su entorno restringido, así como de un sistema de conferencias entre sedes que eliminase la necesidad de desplazamiento de los empleados. Y, para tal fin, se puso en manos de la compañía Raona, especializada en ingeniería y consultoría de software. «Se nos planteó la necesidad de equiparnos con herramientas para realizar reuniones simultáneas y eficientes entre grupos de trabajo, consiguiendo que todos los interesados pudieran participar en vivo y huyendo de la frialdad del trato meramente telefónico», explica Bernardo Pérez, director de informática de Cotinsa-Grupo Navec.
La respuesta a tales requerimientos no se hizo esperar: Raona, empresa Gold Certified Partner con diez competencias de Microsoft, propuso al grupo la implantación desde cero de Office Communications Server 2007 R2, la nueva versión de Microsoft de sus soluciones para comunicaciones unificadas. Con ella, el cliente dispone de mensajería instantánea, voz y vídeo por IP, además de las capacidades de videoconferencia, todo en un entorno controlado y totalmente administrado por el cliente. Fueron numerosos los beneficios que movieron a proveedor y cliente a decantarse por esta solución de Microsoft: «Una de las ventajas principales de Office Communications Server 2007 es la capacidad de control de los usuarios dentro del entorno, un control que no puede conseguirse si se usan herramientas gratuitas que resultan inseguras», apunta Marc Rabell, ingeniero de Sistemas de Raona. Junto a estas posibilidades, esta empresa de consultoría destaca otra serie de beneficios que hicieron de la solución de Microsoft la mejor opción para Cotinsa-Grupo Navec. Por una parte, la alta integración con el ecosistema Windows y Office, puesto que «OCS lleva las comunicaciones unificadas a un solo clic en la suite de Office, en un portal Sharepoint o en Dynamics CRM», indica. Por otra parte, el importante ahorro de costes que supone, tanto en lo que se refiere a las llamadas realizadas como en desplazamientos. Sin olvidar, por último, la eficiencia que aporta la suite de Microsoft, lo que significa «que las comunicaciones de la empresa pueden ser controladas en un único punto, facilitando enormemente su gestión, y que los usuarios utilizan el mejor modo de comunicación disponible», matiza.
El proceso de implantación
Una vez elegida la solución más adecuada para resolver las necesidades de Cotinsa-Grupo Navec, quedaba la fase de diseño e implementación. «Como el grupo está formado por seis sedes dispersas por la geografía española, el diseño de la solución tenía que ser lo más exhaustivo posible», explica Rabell. Finalizada la etapa de planificación, Raona puso en marcha el proceso de implantación, que tanto proveedor como cliente han catalogado como sencillo. De manos de Joan Llopart como director de proyecto, la implementación se desarrolló en tres pasos con una duración total de un mes. «Una fase inicial corresponde al nivel de dirección, para realizar reuniones con videoconferencia compartiendo una presentación única entre varias sedes», explica Pérez, de Cotinsa-Grupo Navec. «La segunda fase corresponde a la comunicación con las obras y la tercera está destinada a comunicar los departamentos entre empresas», añade. «Y, gracias a la planificación inicial del proyecto, la implantación se realizó sin ningún contratiempo», completa Rabell.
El resultado de este proceso ha permitido a Cotinsa-Grupo Navec disponer de mensajería instantánea, llamadas por voz IP, videollamadas y reuniones online. Todas estas prestaciones han aportado a la empresa una serie de ventajas que su director de informática resume en «control de presencia, máxima colaboración entre varios grupos de trabajo, y ahorro en los costes de desplazamiento y, sobre todo, en el tiempo». Tal como establece Pérez, «las reuniones son ahora más frecuentes y efectivas».
Para el éxito de esta estrategia sin duda ha sido clave la relación de colaboración que ha existido entre Raona y Cotinsa-Grupo Navec. «Hemos trabajado en todo momento en un entorno de intercambio y entendimiento, a unos niveles poco usuales debido a la experiencia que ya teníamos de anteriores implementaciones», indica Pérez. Así lo corrobora también el ingeniero de Sistemas de Raona, que explica que esta empresa de consultoría en software ha aportado lo mejor de sí misma a su cliente: «Calidad al proyecto desarrollado, unido a un alto grado de experiencia en entornos Microsoft», indica Rabell. «Podemos diseñar e implantar la solución más adecuada para el cliente en todo momento y siempre teniendo en cuenta la evolución y crecimiento del proyecto en el futuro», concluye. La implementación de Office Communications Server 2007 en Cotinsa-Grupo Navec es buena prueba de ello.
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