Diez medidas prácticas para ahorrar en TI

Si hay algo que pueda interesar a compañías de todos los sectores y tamaños en la situación económica actual son las posibilidades de ahorrar sin que esto afecte a la calidad de los servicios que ofrecen a sus clientes y usuarios. Desde el tradicional outsourcing hasta Green IT, pasando por ITIL o virtualización, Osiatis ha identificado diez áreas TI en las que es posible reducir costes.
Los tiempos de bonanza en los que las inversiones no tenían límite han pasado. Actualmente prima ahorrar y reducir gastos. Por ello, es esencial buscar el equilibrio entre proporcionar servicios de calidad y reducir los costes asociados mediante la puesta en marcha de una serie de medidas que combinan diversos aspectos tecnológicos y organizativos. He aquí diez de ellas:

1.- Mutualización de servicios. Aquellas empresas que mantienen los centros de atención a usuarios (CAU) internos se encuentran a menudo con costes fijos de estructura muy elevados, complejidad en la gestión de turnos o bajas tasas de resolución de incidencias en primer nivel que aportan poco valor añadido y complican la rentabilidad de los mismos. En algunos casos, las empresas de mayor tamaño han optado por el outsourcing tradicional. Este modelo, aunque válido en determinados casos, en épocas de recesión tiene unos costes implícitos que lo hacen poco viable para determinadas compañías. Otra medida más radical ha sido el denominado off-shoring a países en los que los costes de personal son más reducidos, pero no se trata de una solución válida para cualquier compañía y también tiene ciertos costes ocultos (pérdida de control, disminución en la calidad del servicio, reversibilidad a futuro comprometida, etc.)
La propuesta para conseguir ahorrar en este ámbito se centra en contar con un CAU mutualizado, es decir, compartiendo los primeros niveles de atención (Nivel 1) entre varias compañías, de manera que las constantes inversiones en recursos humanos y tecnología se transformen en costes predecibles y estables, a la vez que se facilita una cobertura completa 24 x7 y permite a la compañía proporcionar un servicio de calidad sin fisuras. Debido a que sólo se mutualiza el nivel básico de atención la calidad no queda comprometida.

2.- Mantenimiento de infraestructuras TI. Frente a la opción tradicional de confiar en los fabricantes para esta tarea, existen alternativas menos costosas. Las compañías especializadas en proveer servicios de valor añadido se posicionan como una opción más económica ya que pueden funcionar como único punto de contacto multifabricante, ofrecen una mayor flexibilidad contractual, se rigen por exigentes acuerdos sobre niveles de servicio (SLA), proporcionan cobertura 24×7 con tiempos de respuesta de hasta una hora, prestan un servicio basado en la cercanía y con un total compromiso mediante modelos basados en penalizaciones.

3.- SaaS (Software as a Service). Se trata de una tendencia fundamental en la gestión de TI en la que el software está alojado (hospedado) en el DataCenter del proveedor y el cliente accede bajo demanda a dicho software como si de un servicio se tratara.
Las principales ventajas operacionales de esta modalidad es que el cliente puede dedicar sus recursos a su negocio y no necesita de un departamento especializado en la gestión y mantenimiento de un software. La responsabilidad de la operación, compromisos de disponibilidad, evoluciones, desarrollos, etc., son, por tanto, del proveedor.
La ventaja financiera es que no es necesaria la compra de una licencia para utilizar el software, sino el pago de un alquiler o renta por el uso de dicha tecnología.

4.- Software asequible. Por software asequible se entienden aquellas soluciones que responden a la máxima “80% de funcionalidades con el 20% del coste”. La realidad es que las organizaciones de tamaño medio/grande con un nivel intermedio de madurez en TI habitualmente no utilizan más que un 20-30% de las funcionalidades del software de gestión TI. Además, es común descuidar las labores de mantenimiento, y a menudo la complejidad del mismo lleva a su infrautilización y estancamiento.
Frente a esta situación ya existen soluciones software sencillas y fáciles de instalar que permiten ahorros tanto en la adquisición de licencias como en servicios profesionales o mantenimiento. Probablemente no alcancen el 100% de las posibilidades de aquellas de mayor precio y reconocimiento, pero la experiencia también nos dice que con el 80% de capacidad que nos ofrecen podemos cubrir todas las necesidades de nuestro negocio.

5.- Mantenimiento aplicativo. La situación actual parte del envejecimiento de las aplicaciones a medida, lo que provoca que el conocimiento obtenido durante su desarrollo vaya desapareciendo. Además, este hecho complica su mantenimiento, así como la evolución y soporte de las mismas, que consume importantes recursos.
Mediante la externalización del mantenimiento es posible reducir los costes directos e indirectos, ya que permite movilizar a los equipos de desarrollo en nuevos proyectos, garantizar los niveles de servicio, gestionar, informar y medir la actividad, potenciar las buenas prácticas vinculadas al outsourcing evitando malos hábitos de solicitudes no estructuradas y, por último, reducir la complejidad mejorando la calidad del código y la documentación del patrimonio aplicativo.

6.- Gestión de identidades y accesos. La versión 3 de ITIL ya incorpora la gestión de accesos como un proceso esencial en las operaciones de TI. De hecho, está probado que entre el 40 y el 45% de las llamadas al CAU se deben al olvido de contraseñas o peticiones de acceso. Muchas de estas tareas se pueden automatizar mediante la creación de cuentas y permisos de usuario en función del rol organizativo, a través de la gestión, mantenimiento y auditoría de los accesos, o eliminando cuentas “zombi” que ya no se utilizan.
En este caso, el primer paso para ahorrar proviene de utilizar soluciones de gestión de identidades del tipo SSO (Single Sign-On), que proporciona una contraseña única para todos los recursos que requiere cada usuario. El ahorro provine de la reducción en el número de llamadas a la vez que se mejora el servicio prestado. Además, este tipo de inversiones tiene un retorno de la inversión de 1 ó 2 años.

7. ITIL sí, pero a la medida. Las buenas prácticas ITIL son otro de los aspectos que pueden proporcionar ahorros. Hasta la fecha, y debido a la época de bonanza, ITIL se ha aplicado dedicando ingentes inversiones, con excesivo foco hacia la calidad y con poco interés por ajustar, optimizar y definir modelos eficientes. Sin embargo, la eficiencia es uno de los puntos fuertes de estas buenas prácticas, ya que nos ayudan a entender y analizar las necesidades del negocio, a obtener el máximo de los recursos disponibles y a equilibrar calidad de servicio frente a recursos necesarios, todo ello sobre un modelo contrastado con 20 años de desarrollo.
Además, el concepto de gestión de servicios se centra en buscar servicios de mayor calidad a la vez que se reducen los costes. El equilibrio entre ambos aspectos es clave para entender ITIL, ya que no se trata de prestar el mejor servicio posible técnicamente ni el más barato económicamente, sino equilibrar ambos extremos en el servicio ofrecido cubriendo los SLA que necesita el negocio de forma eficiente, es decir, utilizar ITIL pero a la medida, buscando el mínimo SLA que cubra las necesidades de cada cliente y con el menor coste posible.

8.- Virtualización flexible. Podemos apuntar cuatro claves principales para optimizar la infraestructura: flexibilizar el dimensionamiento de los recursos, acelerar el aprovisionamiento reduciendo los costes, mejorar el uso de éstos ajustándolos dinámicamente e incrementar la disponibilidad de los servicios sin realizar grandes inversiones.
Las soluciones de virtualización disponibles actualmente cubren todos estos aspectos de manera sencilla, rápida y económica. Además, frente a la tradicional virtualización basada en la consolidación de servidores en los CPD también hay que considerar las posibilidades de virtualización del puesto del usuario y de las aplicaciones.

9.- Ahorro de energía: Green IT. Actualmente, se dan todos los condicionantes para que Green IT se desarrolle en el corto plazo, ya que el precio de la energía se mantiene al alza, la presión política a favor del medio ambiente se incrementa, se ha llevado a cabo un fuerte desarrollo internacional debido a motivos regulatorios (especialmente en EEUU), y la tecnología tanto hardware como software ha evolucionado muy rápido.
Además, el ROI de este tipo de políticas es inmediato, sencillo y claro. Para ello, se pueden poner en marcha varias acciones: desde la virtualización del puesto del usuario hasta la implantación de soluciones software específicas para la gestión del ahorro de energía.

10. Políticas corporativas de ahorro de costes. Por último, es vital la puesta en marcha de políticas corporativas de ahorro de costes. En este sentido es importante saber priorizar las inversiones básicas para el negocio, conociendo cómo se gastan los recursos, y entendiendo la demanda de servicios TI corporativos.
Para ello existen en el mercado soluciones que dan respuesta a estos interrogantes: herramientas para la gestión del portfolio, gestión financiera o gestión de la demanda. Además, es básico contar con una estrategia y una política global de ahorro de costes que cumpla cinco aspectos básicos:

-    Ha de asegurar que ahorrar costes no amenaza el nivel de calidad necesario para el servicio
-    Debe ser conocida, difundida y aplicada por toda la organización de TI
-    Que se ajuste a la cultura corporativa y la historia de la empresa
-    Aunque se aplique con matices distintos en diferentes momento, no debe ser coyuntural
-    Se debe revisar y mejorar en el tiempo según cifras e indicadores objetivos.

Pablo Benito, director regional de Osiatis

URL: http://www.datati.es/?p=2202

Escrito por Redaccion el feb 19 2010. Archivado bajo Actualidad, Gestión, Newsletter. Puedes seguir las respuestas de esta entrada por RSS 2.0. Puedes dejar una respuesta o un trackback a esta entrada