Gestión rápida y eficaz de los procesos financieros en Renault Trucks
Con la actualización a Microsoft Dynamics NAV 5.0, Renault Trucks ha conseguido optimizar la gestión financiera, además de reducir la complejidad de las transacciones internacionales y unificar los procesos de información. Mantener los interfaces con herramientas de negocio propio fue uno de los puntos fuertes de la implementación llevada a cabo por Qurius.
Perteneciente al Grupo AB Volvo, Renault Trucks se dedica a la fabricación de vehículos industriales y camiones ligeros y pesados, con centros de diseño y producción de componentes en Francia y España, además de 11 plantas de montaje distribuidas por todo el mundo. Sus vehículos y piezas de recambio se distribuyen a través de una red comercial con 1.200 puntos de venta que cubren más de 100 países en los cinco continentes, ofreciendo servicios comerciales y postventa.
En España y Portugal, la compañía cuenta con una red comercia formada por 168 puntos entre distribuidores/reparadores y puntos de servicio, además de cuatro filiales pertenecientes al Grupo y ubicadas en Madrid, Sevilla, Zaragoza y Sevilla. «Puesto que cada vez las máquinas son más parecidas, la diferencia estriba sobre todo en el servicio postventa. Por ello, desde Renault Trucks se está colaborando con la implantación de sistemas que agilizan y facilitan a nuestra red de distribuidores todo el trabajo que conlleva tanto la venta como la gestión del vehículo», indica Sonia del Río, responsable de TI de Renault Trucks España y Portugal, quien remarca que para un distribuidor no se trata solo de efectuar la venta de un camión sino también de fidelizar al cliente para que vuelva para hacer el mantenimiento del vehículo. El objetivo último es ser más competitivos y, sobre todo, ganar cuota de mercado. Y el concepto es claro: diferenciación, valor añadido. «Se trata de proveer de herramientas que permitan que, cuando un cliente llega a un concesionario de Renault Trucks y necesita una pieza de recambio, que la pieza esté lo más pronto posible porque el vehículo debe estar parado el menor tiempo posible», comenta.
Para proveer a los distribuidores de estas capacidades, Renault Trucks cuenta con una serie de soluciones propias que engloban desde la maleta diagnóstica, con la que se permite averiguar rápidamente cuál es el problema del vehículo -obteniendo información en tiempo real- hasta soluciones para que un distribuidor pueda consultar la base de datos de vehículos disponibles en toda Europa, buscando unas características determinadas. Los puntos que conforman la red comercial trabajan también con otras herramientas, desarrolladas por Renault, entre las que destacan IRC, que gestiona las actividades referentes al taller y a las piezas de recambio; y CRG, una herramienta de reporting que permite extraer la información financiera para reportarla al grupo cada mes. Para la gestión financiera de las cuatro filiales españolas se venía utilizando el ERP Navision, en una versión anterior a la adquisición por parte de Microsoft y para la que ya no había soporte. En estos últimos años, la compañía ha tenido un crecimiento de volumen y envergadura que les llevó a plantearse la implementación de un sistema que permitiera optimizar los procesos de negocio y diera soporte a los ambiciosos planes de crecimiento de la compañía, así como posibilitar la integración completa con el resto de sistemas, manteniendo la política de información compartida instaurada en la empresa. Otro de los motivos para realizar la actualización era el cumplimiento con el nuevo plan contable español, de inminente puesta en marcha y para el que la versión antigua no estaba preparada. «No nos planteamos cambiar la herramienta instalada pues Navision es una solución que cubre nuestras necesidades perfectamente con un coste adecuado», destaca Del Río.
Partner y documentación
Con todas estas necesidades presentes, Renault Trucks España y Portugal decidió actualizar la versión instalada y pasar a Microsoft Dynamics NAV 5.0. Uno de los puntos clave fue la selección del partner ya que con la nueva implementación se buscaba un mantenimiento proactivo, con la comunicación de las acciones de soporte que se llevaban a cabo así como disponer de un SLA que permitiera controlar los tiempos de respuesta. Finalmente Renault Trucks seleccionó a Qurius, «cuyo elemento diferenciador era la metodología de trabajo que utilizaban, bastante organizada y elaborada. Nos ofrecían un seguimiento de todas las fases del proyecto que nos permitía ver si nos íbamos en tiempos o en plazos, en costes, etc. Y en el mantenimiento, establecimos un SLA con unos plazos que respetaban, nos informan, etc».
Por otro lado la parte crítica de la migración a la nueva versión era, sin lugar a dudas, la integración del nuevo sistema con el resto de herramientas propias del grupo. En concreto, en aquel momento Navision tenía interfaces con las herramientas IRC y CRG, de taller y reporting respectivamente, de los que no existía ningún tipo de documentación. Y éste fue el principal escollo del proyecto. «Las interfaces habían sido desarrollados siete años atrás por la antigua empresa que realizó la implementación de Navision y se encargaba del mantenimiento. En este tiempo, IRC se actualizó y también se adaptó el interfaz pero no había documentación técnica de ello», explica la responsable de TI de Renault Trucks España y Portugal.
En este punto, la labor de Qurius consistió en realizar un trabajo de análisis, «casi navegando por el código fuente», para averiguar cómo estaban realizadas esas interfaces y poder trasladarlos a la nueva versión. Para la compañía era fundamental que la comunicación entre la nueva versión del ERP y los programas propios fuera fiable. «Teníamos que estar seguros de que, una vez puesta en marcha la nueva versión, cuando se facturara una pieza de recambio o una orden de reparación, se hiciera la correspondiente acción contable. Estamos hablando de cientos de órdenes de reparación y de miles de piezas de recambio que se mueven cada día en las cuatro filiales. No podíamos perder nada», destaca Del Río. Al estar en la versión antigua de Navision la contabilidad de las cuatro filiales –más de 12 GB de información- hacer la migración de la forma más transparente posible para que no impactara a los usuarios fue otro reto del proyecto. Con ayuda de Qurius se montó una máquina en la que instalaba la nueva versión del ERP y sobre la que se trabajaba. Una vez estaba todo parametrizado se volcaban todos los datos, durante el fin de semana. «Se fue instalando empresa por empresa, empezando por la filial de Madrid, con dos establecimientos –punto crítico de la implementación-, para minimizar el riesgo y, sobre todo, para que fuese totalmente transparente para los usuarios. Finalmente, Qurius nos facilitó toda la documentación derivada de la reformulación de las interfaces, con los cambios que han realizado», destaca.
Internacionalización y rendimiento
Basándose en Microsoft SQL2005 como base de datos para el almacenamiento de la información, la nueva plataforma ha aportado a la compañía mejoras en el acceso, análisis y capacidades de interpretación de datos a la vez que ha impulsado el rendimiento de los sistemas de Renault Trucks. La compañía realiza ahora operaciones internacionales, gestiona cuentas de clientes y proveedores de otros países, procesa operaciones contables en las que intervienen varias divisas y tipos de cambio sin ninguna dificultad. La nueva versión ha reducido la complejidad de las transacciones globales apoyando la internacionalidad de los procesos financieros de Renault Trucks. A su vez, gracias a la amplia funcionalidad de Microsoft Dynamics NAV 5.0, la empresa puede administrar la contabilidad, los pagos, cobros, inventario, contabilidad analítica, activos fijos y flujo de caja, así como realizar conciliaciones bancarias de forma eficaz. «La interfaz de usuario de la aplicación, altamente intuitiva y muy familiar para los que ya utilizan otros productos Microsoft, ha facilitado su adopción por parte de los empleados de la compañía. Además, gracias a su plena compatibilidad con el resto de soluciones Microsoft, permite traspasar datos a Excel y Word de forma rápida y sencilla facilitando aún más que los empleados puedan ver, analizar y compartir la información financiera en formatos que les resultan familiares».
Otro aspecto fundamental a destacar de la nueva solución es su papel clave como fuente de información actualizada, fiable, y a la que se puede acceder fácilmente. Tras el proceso de actualización e integración llevado a cabo por Qurius, Renault Trucks dispone ahora de acceso en tiempo real a datos relevantes del negocio. Esto permite examinar los procesos con detalle, estar informados de las operaciones y tomar las decisiones oportunas en base a una información sólida y fiable.
Microsoft Dynamics NAV 5.0 se integra con otras aplicaciones usadas en el grupo, especialmente con SAP, el ERP corporativo que engloba las áreas de finanzas, Recursos Humanos y Control, entre otros, garantizando en todo momento la integridad de los datos, tanto entre las distintas aplicaciones utilizadas en la compañía para la gestión de procesos específicos, como entre las distintas sedes de la empresa en España, ahora conectadas a través de Citrix.
URL: http://www.datati.es/?p=1968
Escrito por 
