Integrho Enter Systems ha conseguido optimizar la gestión
Con la implantación de Integrho Enter Systems, el operador logístico Tradisa ha conseguido optimizar la gestión los diferentes ámbitos de Recursos Humanos (nómina, selección, evaluación del desempeño), y acerca el autoservicio a través del Portal del empleado.
Tradisa es un operador logístico integral (transporte y almacenaje) para el sector de la automoción principalmente, con más de un millón de coches transportados al año. Presente también en Francia, Italia, Bélgica, Alemania, República Checa y Polonia, la compañía cuenta con 15 empresas, cerca de 500 empleados y unos 200 millones de euros de facturación.
Hasta 2007 una aplicación para nómina era todo el software específico con que contaba la compañía en el área de Recursos Humanos. Para el resto de ámbitos – formación, selección, etc – se utilizaban diferentes herramientas ofimáticas como Microsoft Acces y Excel. «Derivado de esa situación, existía una disparidad de repositorios de datos, contábamos con cerca de 20 bases de datos paralelas, en las que había que dar de alta y baja a los trabajadores. Esto implicaba un gran esfuerzo de mantenimiento (reelaboración, repetición de operaciones en todas ellas…) y todo ello mermaba la fiabilidad de la información», recuerda Francesc Ricart, director de Recursos Humanos de Tradisa. Por ello el objetivo de la compañía fue buscar un software que permitiera unificar los procesos de Recursos Humanos de la empresa en España: que el alta o la baja de un empleado fuese introducida una vez en solo un sistema, no en múltiples. También se buscaba una solución que abarcara todas las áreas de RR.HH., de manera que, además de nóminas, cubriera selección, formación, evaluación del desempeño, presupuestos y control de presencia.
A finales de 2007 Tradisa realizó la selección del software y analizó varios productos. «Uno de los principales aspectos valorados en el proceso de selección, a parte de que diera cobertura a todas las áreas mencionadas, era que tuviese compatibilidad con nuestro sistema de contabilidad, Axional de Deister». A la compañía también le interesaba incorporar un Portal del empleado, abriéndose así a la interacción y posibilitando que el usuario final, el empleado, pudiera obtener por sí mismo informes, certificados e incluso la nómina. «La proximidad y la confianza que nos mostraron los profesionales de Enter Systems, quienes además han realizado la implementación, fue también un elemento fundamental que inclinó la balanza», remarca Francesc Ricart. «Tanto la tecnología como la funcionalidad de Integrho Enter Systems fueron factores clave para depositar la confianza en esta compañía para todas las necesidades de la empresa en el ámbito de la gestión integrada del departamento de Recursos Humanos».
La implantación de la suite de soluciones especializadas para la gestión de nóminas, presupuestos, desarrollo de RR.HH., presencia y Portal del empleado se inició a principios de 2008. Según destaca Ricart, la parte más complicada fue la parametrización de la nómina ya que se trataba de 15 compañías, que operan en distintas zonas de España y 20 convenios diferentes. «La parametrización fue un proceso complejo y largo pero que los profesionales de Enter Systems realizaron de manera satisfactoria». Una vez implementado y en producción la parte de nómina y de los seguros sociales, a mediados de 2008, se prosiguió con la implantación de los módulos de las áreas de formación, selección y Portal del empleado.
Formación y selección
Según explica el director de Recursos Humanos de Tradisa, el módulo de formación permite a la compañía tener documentado el plan de formación de cada una de las 15 empresas y poder saber así la formación que ha realizado cada empleado. «Contar con esta información perfectamente detallada y consultable es fundamental para una empresa como la nuestra que tiene certificados el sistema de gestión de la calidad -según ISO 9001:2000 – y el sistema de gestión ambiental -según ISO 14000:2004». Por otro lado, el módulo de evaluación del desempeño permite conocer todos los datos referentes a formación, evolución, habilidades, etc. de un empleado que opte a una promoción.
El módulo de selección implementado permite tener actualizados los procesos de selección con los datos de los candidatos entrevistados y poder crear perfiles para cada puesto de trabajo. De esta forma, cuando se crea una vacante, enseguida se puede conocer el perfil que se ha de buscar para cubrirla. «Aunque la compañía tiene una rotación baja, anualmente se ponen en marcha entre 25 y 50 procesos de selección. Con estas funcionalidades se facilita la gestión de la información y se evita la duplicación de la misma». Además todos los CV que llegan a la empresa, a través de Internet o de correo postal, de manera motivada o espontánea, se introducen en la herramienta. «El sistema también ha servido para llevar a cabo una gestión documental avanzada, digitalizando todo el histórico de información y lo que va llegando. Esto nos permite una consulta inmediata, además del consiguiente ahorro de espacio físico», indica Francesc Ricart, quien remarca que el objetivo de Tradisa es conseguir una oficina sin papeles, «que es todo un reto en RR.HH.».
Portal de autoservicio
La implementación del Portal del empleado ha supuesto un gran cambio para el departamento de RR.HH. al abrirse una ventana de autoservicio para los trabajadores. A través de esta herramienta, los empleados de Tradisa pueden realizar por ellos mismos gestiones que antes tenían que solicitar al departamento como el acceso e impresión de las nóminas, la descarga del certificado de retenciones anuales, la tramitación de peticiones de ausencias y de permisos de vacaciones, etc. También pueden gestionar modificaciones de datos como direcciones o la cuenta de cobro de la nómina e incluso actualizar sus datos referentes a la formación. «De esta manera se ha conseguido aligerar al departamento de RR.HH. de operaciones de poco valor añadido, como expedir certificados o imprimir nóminas. Además se ha creado un flujo de trabajo para realizar las aprobaciones totalmente digital, sin un solo papel por medio», remarca Ricart. «Como es una solución muy intuitiva no ha sido necesario hacer ninguna formación específica y los empleados enseguida han empezado a usarlo».
Por el momento, el Portal del empleado está disponible para el 60 por ciento de la plantilla de Tradisa, que es el porcentaje de trabajadores que utiliza diariamente el ordenador. Para este año se prevé instalar quioscos informáticos en los tres centros principales, en un primer momento, para que el personal operario tenga acceso a esta herramienta. Además en breve, en las dos sedes principales y posteriormente en el resto, el portal se conectará a un sistema de control de presencia. Así el empleado podrá conocer su reporte de horas trabajadas, las entradas, las salidas,… información que se vincula con la nómina. «Si, por ejemplo, una persona trabaja por la noche, esas horas nocturnas se tarifican de otra forma. Al estar todo integrado, el sistema lo reconoce y lo registra ya en la nómina. También nos va a permitir calcular los ratios de productividad. Además, en caso de emergencia, nos proporcionará inmediatamente una lista actualizada de las personas que se encuentran en la instalación para hacer el recuento correspondiente». Otra área que se prevé vincular es la prevención de riesgos laborales para que permita, de forma automatizada, tener documentados temas como los equipos de protección individual, cuándo se han entregado y cuándo se han de renovar.
Sacar partido
Francesc Ricart tiene muy claro que con Integrho Enter Systems, y más concretamente con el Portal del empleado, el departamento que dirige se ha beneficiado de grandes ahorros de tiempo. «Por ejemplo, imprimir los recibos de 500 nóminas en papel autocopiativo, separar una copia de la otra, clasificarlas, enviarlas por correo a cada centro de trabajo… Todo esto, como mínimo, suponía un día de trabajo. Ahora es tiempo y dinero que se ahorra». Asimismo se ha reducido el tiempo de elaboración de informes, que se realizan de forma inmediata. Según explica Ricart, los departamentos de Recursos Humanos han ido reduciendo su tamaño a la vez que se han ido incrementado las tareas y peticiones a ejecutar. «La única forma de conseguir esta eficiencia ¾que implica hacer más con el mismo tiempo y menos recursos¾ es poder disponer de herramientas que lo hagan más rápido, evitando tareas inútiles, y que proporcionen la información necesaria de forma muy clara y ordenada, lista para ser tratada», indica. «La solución de Enter Systems que hemos implantado nos permite trabajar con la información fiable. De esta manera en el departamento de Recursos Humanos de Tradisa hemos ganado un cien por cien de eficiencia, y hacemos las cosas el doble de rápido y seguro». Y ejemplifica: «derivado de esta descarga de trabajo puramente burocrático y sin valor añadido, ha sido posible digitalizar el histórico de documentos, durante la jornada laboral».
Información centralizada
Según señala, el principal valor que ha aportado al negocio de Tradisa y al departamento la solución Integrho Enter Systems ha sido poder disponer de toda la información centralizada. «Contar con todos los procesos de Recursos Humanos integrados en un solo programa es generador de eficiencia, de valor añadido, porque se evitan las tareas repetitivas que impiden realizar otras y ser más proactivo».
Para Ricart, la funcionalidad más relevante, derivada de la implementación, ha sido la creación del Portal del empleado como herramienta que permite a los trabajadores una autogestión de sus datos y solicitudes. «Esto proporciona inmediatez y transparencia en el servicio, y se pasa de un modelo pasivo a uno de autogestión». El director de Recursos Humanos de Tradisa no tiene reparos en asegurar que el software de Enter Systems ha satisfecho sus expectativas. «Además, gracias a la proximidad que ha demostrado el proveedor, hemos sugerido algunas mejoras o desarrollos para complementar algunas funcionalidades. Por ejemplo, les hemos comentado que nos interesa que se desarrolle la parte de compensación de beneficios, es decir, los aspectos relativos a la gestión de variables, la gestión de bonus, la gestión por objetivos,…». Sin embargo, por el momento Tradisa no ha requerido de desarrollos personalizados, y aún tiene pendiente sacar partido a todas las posibilidades que ofrecen los diferentes módulos. «Integrho Enter Systems es un programa que tiene mucha potencia, muchas funcionalidades. Nuestro objetivo es automatizar y simplificar los procesos con esta herramienta».
Este año está prevista la implementación del módulo de presupuestos. «Cada año, el departamento de Recursos Humanos envía a contabilidad, a finanzas, un presupuesto de cuáles serán los gastos para el siguiente año. Una de las tareas consiste en el cálculo del montante que supondrá la adecuación de las nóminas al IPC anual. Actualmente este proceso se hace con Excel pero se prevé realizarlo con las herramientas de Integhro, ganando en agilidad», indica Francesc Ricart, director de Recursos Humanos de Tradisa.
URL: http://www.datati.es/?p=1362
Escrito por 
