Digitalizar el papel
La gestión documental permite a las empresas disponer en formato digital de todos los documentos clave. Esta tecnología, que también favorece la seguridad de la información, cobra en nuestro país una importancia cada vez mayor y, según las previsiones, irá a más en los próximos años.
Las empresas necesitan gestionar el exceso de documentos en papel que llenan sus oficinas. Datos procedentes de Kyocera afirman que un tratamiento inapropiado de la información puede llegar a suponer un reducción de entre un 2 y un 6% de la cifra de negocio, algo que supone un importante revés para la economía de muchas compañías. Para solventarlo, existen en el mercado soluciones de gestión documental y de contenidos, capaces de cambiar los métodos tradicionales de almacenamiento de la información y transformar una copia impresa a una digital. «Estamos frente a un mercado que cuenta con grandes oportunidades de negocio, ya que las empresas tienen un gran interés por reducir y simplificar sus sistemas de gestión documental, de hacerlos más sencillos y baratos a la vez que efectivos», afirma Miguel Sarwat, director de Marketing de Toshiba Tec Spain Imaging Systems, quien además añade que en estos momentos la demanda es más fuerte que la oferta, existiendo unas expectativas muy grandes por parte de la mayor parte de las firmas. «Las áreas donde estos servicios ofrecen sus oportunidades se relacionan con dos aspectos principales: mejora integral de procesos y aumento de la conciencia ecológica», opina Luis Uribarri, responsable de servicios de digitalización y gestión documental de Xerox para el sur de España.
Solucionar un problema
Xerox afirma que el 90% de la información fundamental de una compañía se encuentra recogida en documentos. Sin embargo, encontrarla cuando se necesita, representa entre un 20 y un 30% del tiempo de cada empleado, lo que acarrea un coste persona/tiempo de más de 1,2 euros por documento. «Se preveía en un principio que las nuevas tecnologías como Internet o el correo electrónico ayudarían a disminuir el uso de impresiones en la oficina, pero la realidad es que han logrado el efecto inverso ya que, aunque disminuye el número de fotocopias, aumenta la información a imprimir», asegura Javier Fuentes, consultor de Gestión Documental de la empresa Kyocera. Otro de los inconvenientes que presenta la gestión normal de información se relaciona con el elevado número de copias innecesarias que se imprimen debido a la pérdida sistemática de documentos. Asimismo, estos problemas repercuten en los clientes, que muchas veces deben esperar durante días para recibir algún documento que han solicitado, debido a la gestión lenta e ineficiente.
Pero, gracias al avance de la tecnología y la progresiva implantación de la gestión documental, ahora es posible disfrutar de un archivo más accesible y, sobre todo, que permite ahorrar dinero y tiempo a sus usuarios. Y es que las virtudes con las que cuentan estos sistemas son muchas. La primera de ellas es la posibilidad de lograr una búsqueda precisa y una inmediata localización, pudiendo situar los documentos más importantes en servidores principales, y almacenar en CD-ROM (cada uno puede acumular hasta 15.000 páginas escaneadas) aquellos a los que se recurre menos. Tras lograr fácilmente la información que se desea, puede darse paso a la impresión, una vez evitado el esfuerzo que supone la localización, recuperación y rearchivado. También se ahorra el esfuerzo que supone el envío a través de fax o mensajería. Por último, favorece el control de los documentos y, más en concreto, su seguridad, ya que permite restringir su acceso a determinados usuarios.
¿Cómo abordar un proyecto?
En el mercado existen varias maneras de emprender procesos de gestión documental. El primer paso es siempre el mismo: escanear y digitalizar la información. Para ello, es necesario realizar una evaluación de la situación documental de una empresa. Muchas compañías ofrecen ayuda en este sentido, realizando una auditoría de los principales procesos que involucren a los documentos a digitalizar. Una vez finalizada, se debe especificar y cuantificar los principales objetivos que desean alcanzarse, teniendo siempre en cuenta cuál es la infraestructura y el modelo de negocio. Realizado el proceso de conversión digital, se diseña una solución adaptable a cada empresa. Así pues, hay firmas en el mercado, como es el caso de Xerox, que se encargan de desarrollar soluciones exclusivas para cada cliente, seleccionando la mejor combinación para crear un modelo de gestión documental que cuente con procesos optimizados. Una vez decidido, se pasa a la implantación y, finalmente, a un proceso de seguimiento continuo que permite medir las mejoras y beneficios que obtienen los clientes para realizar, si es necesario, nuevos ajustes y mejoras.
Cada paso de este proceso es completamente decisivo. «El de consultoría lo es porque no todas las empresas llevan a cabo este trabajo de la misma manera: algunas lo hacen a nivel global, con una solución que implica a todos los departamentos. Pero la mayoría, en cambio, prioriza unos sobre otros, comenzando por instalar un software en uno y, posteriormente, extendiéndolo a otros si se logra éxito», argumenta Jesús Cabañas, responsable de márketing de productos de Integración de Fujitsu. En este caso, las firmas optan por una eficiencia a corto plazo, lo que las llevará a atender, en primer lugar, aquellas secciones en las que se requiera una mayor prontitud en la organización. «Posteriormente, conviene definir la infraestructura que se va a dar, así como definir cuales son los activos de los que se dispone para darle cabida», prosigue Cabañas, refiriéndose a la posibilidad real de contar con un espacio físico y con unos servidores lo suficientemente potentes. «Finalmente, se encuentra la fase de implantación, de la que puede encargarse una firma instaladora o la propia empresa compradora, si bien en algunos casos esto resulta más complicado».
Asimismo, en el mercado se pueden distinguir dos herramientas principales con las que llevar a cabo un proceso de gestión documental. Las primeras son las plataformas de captura, encargadas de hacerse con los datos de las imágenes. Lo componen los escáneres y demás dispositivos capaces de convertir el papel en documentos de tipo digital. El segundo tipo son las plataformas de gestión, que son un conjunto de sistemas que permiten funcionalidades tales como controlar los registros u organizar los documentos en una web. Estas herramientas deben adquirirse a un fabricante especializado y dejar su integración, generalmente, a una tercera empresa que, en adelante, puede ayudar también a realizar un proceso de mantenimiento.
Situación en España
Un estudio elaborado por Lexmark e Ipsos sitúa a España como el único país de la Unión Europea donde el número de impresiones es mayor ahora que hace dos años. “El núcleo empresarial, que está compuesto por más del 80% de las empresas españolas, no va más allá de la digitalización de documentos y su uso como una especie de archivo de la información en caso de pérdida o similar, manteniendo casi siempre el archivo físico. A raíz de ello, las compañías deben afrontar una actualización tecnológica, algo que siempre implica bastantes reticencias”, afirma Antonio Ramírez, encargado del desarrollo de soluciones de Negocio de Konica Minolta. Pese a ello, «las empresas españolas son cada vez más conscientes de la necesidad de llevar a cabo un proceso que les permita gestionar de manera adecuada sus documentos electrónicos o en papel, incluyendo los procesos de digitalización», opina Fernando Cascos, director de Canon Partner Channel. El mercado de los servicios de gestión documental alcanzó los 200 millones de euros en 2007, tras registrar crecimientos del 17% en 2006 y del 14% en 2007, según los datos de DBK en su informe Gestión Documental.
En este punto, la seguridad juega un papel crucial. «Aunque las empresas españolas se han incorporado más tarde al mundo de la documentación digital, lo están haciendo de un modo más rápido. Necesitan un sistema que proteja la seguridad de sus documentos», opina Uribarri. Y es que en España se extienden cada vez más las ofertas relacionadas con el outsourcing de gestión documental. Son servicios adicionales que optimizan el proceso de digitalización así como la custodia de la información. El valor añadido que ofrecen es que permiten a las compañías centrarse en sus negocios mientras ellas se dedican a controlar todo lo relacionado con el tratamiento de la información. Pero no todo son buenas noticias. El principal inconveniente que existe está, según Miguel Sarwat, en el grado de satisfacción que han obtenido con este cambio muchas empresas, en especial las pymes: «En ocasiones el apoyo que han recibido por parte de los proveedores tecnológicos deja algo que desear, no habiendo podido con ello optimizar del todo las ventajas que aporta este procedimiento». Por otro lado, si no se adapta el sistema de gestión adecuado a la empresa, teniendo en cuenta las alternativas más eficaces al sistema de trabajo que se lleva a cabo, puede desencadenarse un caos organizativo: «Un archivo digital mal gestionado, sin orden ni indexación, es igual de ineficaz que un archivo de papel mal gestionado», apunta Alex Mateo responsable de Producto y Soluciones para la Empresa de Epson Ibérica S.A.U.
Por último, en lo que se refiere a la Administración pública, ésta tiene una obligación para con estas tecnologías, tal y como plasma la ley orgánica 11/2007 22 de junio de Administración electrónica. «Las instituciones públicas están forzadas a modernizarse en esta materia y a garantizar el derecho de los ciudadanos a relacionarse telepáticamente con la Administración agilizando trámites que, de otra manera, conllevan mucho tiempo y desplazamientos a los registros por parte de los usuarios», afirma Arjan Sundardas, director del Servicio de Certificación de los Registradores (SCR).
Futuro prometedor
No parece que la crisis vaya a afectar negativamente a este sector. «Más que un futuro, la gestión documental es ya un presente que se antoja necesario para el entramado empresarial de este país», opina Ramírez, de Konica Minolta, quien afirma también que «la actual situación económica, en lugar de un freno, esperamos que sea un acelerador, ya que esta tecnología produce un rápido ahorro de costes y tiempos muy visible para las empresas». Es una idea que comparte con Cascos, de Canon, quien prevé un incremento del negocio que se acentuará especialmente durante los próximos 4 ó 5 años gracias, en gran parte, a la externalización integral de estos servicios. De hecho, la empresa consultora DBK estima que el crecimiento rondará el 8-9%.
Pese a ello, aun son muchos los pasos que deben darse para llegar a hablar de oficina sin papeles: «La plena digitalización es una utopía, y no estaremos cerca de ella hasta que las administraciones públicas comiencen a dar validez legal a aquellos documentos y facturas que no sean presentados en formato papel. Se dan pasos para lograrlo, pero aun queda trabajo para llegar a la digitalización certificada», concluye Fuentes, de Kyocera.
Varias tecnologías
Se han desarrollado varias tecnologías dirigidas a optimizar las soluciones de gestión documental. Estas, se dividen en varios grupos dirigidos a sacar el máximo partido a cada uno de los procesos. En primer lugar, existen los programas de reconocimiento de caracteres, también conocidos como OCR (Optical Character Recognition), que se encargan de convertir documentos en papel en documentos electrónicos editables como pueden ser ficheros en formato Word, Excel o Autocad. En este apartado, la empresa Konica Minolta ofrece soluciones propias como Fleximage Splitter o Open Bee Viwer. Una segunda rama de productos se encarga de almacenar, distribuir y recuperar documentos de forma automática o semi automática, disponiendo también de productos como Open Bee Scan. En este sentido, Epson Ibérica S.A.U. cuenta con un hardware especializado y utilidades software. Uno de sus modelos más destacados es el GT-1500, un escáner con alimentador de hojas pensado para la oficina y al que acompaña Epson Event Manager, una aplicación capaz de automatizar y simplificar los procesos de captura, enviando documentos digitalizados a un repositorio, ya sea una unidad de red o un FTP. En el apartado de gestión documental corporativa o de flujos de documentos, existen sistemas como Docuware de Konica, que reproducen el movimiento de todos los documentos de una organización dentro de un departamento, entre departamentos o hacia un cliente. Estas soluciones hacen posible diseñar el recorrido del documento para que pase de una persona a otra en los tiempos y formas existentes, con la ventaja implícita de que se pueden programar tiempos de espera antes de reclamar electrónicamente una respuesta, reenviar un documento a otra persona o incluso programar distintos flujos o respuestas en función del contenido del propio documento.
URL: http://www.datati.es/?p=1267
Escrito por Redaccion
el jul 16 2009. Archivado bajo Actualidad, Gestión, Newsletter.
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