Danone automatiza su red de preventa

Danone cuenta con su red de preventa, formada por 600 empleados, automatizada con la solución Vincle Salesware. A través de los terminales móviles disponen de información adecuada y actualizada que optimiza la gestión de la visita y mejora el servicio al cliente.

El Grupo Danone es una multinacional líder en la industria de la alimentación, especializada en productos lácteos, destacando en especial el yogur. La empresa fue fundada en 1919 en Barcelona. En la península Ibérica cuenta con cinco plantas de producción ubicadas en Barcelona, Asturias, Valencia, Madrid y Sevilla. Además, dispone de 72 centros de distribución y ocho bases logísticas.
Inicialmente la red comercial de Danone en España no estaba automatizada y la fuerza de venta comenzaba su jornada en las oficinas o delegaciones para poder recoger la información que necesitaba para su gestión comercial. Desde allí se les indicaban las rutas y los clientes a los que tenían que visitar. Debían ir provistos de la documentación necesaria en formato papel, donde figuraban los datos para realizar los pedidos, la información de los puntos de venta, tarifas, albaranes, promociones e información indispensable para las visitas.

En el año 1991, Danone se propuso optimizar su gestión comercial mecanizando la forma de trabajar de su fuerza de ventas. «El principal objetivo del proyecto era permitir a la red de 600 preventistas efectuar su labor de forma mecanizada, facilitándoles información adecuada y actualizada que mejorase la gestión de la visita y aportase una mejora del servicio al cliente», indica Vicenç Peracaula, director de Customer Service de Danone. La compañía estuvo analizando qué tipo de terminal sería el más adecuado no sólo para trabajar en la calle sino que también tratara de manera óptima la información de los repositorios de información o datawarehouse. «Era muy importante la robustez por ello acabamos optando por Intermec. Y quien mejor gestionaba este tipo de terminales y la información era Vincle». Así pues la solución escogida para automatizar la gestión de ventas de Danone fue Vincle SalesWare Autoventa-Preventa de Vincle, que se implementó en los terminales Intermec de la serie 700. «La gran revolución fue el usar esa tecnología para hacer un pedido de valor añadido y no simplemente una introducción de datos», matiza Peracaula.

La solución de Vincle está implementada en los terminales y cubre los procesos de subida y bajada de la información y el propio diseño del sistema de información. «Vincle nos ayuda a gestionar cada día los 600 terminales para que estos contengan de manera actualizada la información referente a las rutas, los punto de venta, las estadísticas adecuada para cada caso. Este sistema de buzoneo también lo diseñó a medida Vincle». Los terminales están repartidos por el territorio y se conectan con la central a través de GPRS de manera directa.

Incremento de ventas
Actualmente los preventistas salen de sus casas para dirigirse directamente a los puntos de venta a realizar la gestión diaria, sin necesidad de pasar por la oficina. Todos los terminales llevan cargadas las rutas, los datos de los clientes a visitar, las tarifas, la información sobre últimos pedidos, etc. «En su momento ya consideramos que con ayuda de los terminales, esta figura podía pasar de ser un mero introductor de datos en un terminal a poder incentivar las ventas de forma que nos pudiera generar incrementos importantes», explica el director de Customer Service de Danone. Con Vincle SalesWare el equipo comercial dispone de información online referente a clientes, productos, promociones, cobros, etc. y todos los datos relevantes que se precisan para llevar a cabo una visita efectiva. La información que le aparece en el terminal orienta al preventista sobre cómo realizar el pedido específicamente en cada punto de venta. Ya no es una toma de pedido reactiva, en la que el vendedor únicamente va introduciendo cantidades sino que es proactiva y el sistema le sugiere acciones. Y es que el terminal sabe lo que se le ha vendido el día antes a ese punto de venta, las promociones existentes, las ventas que se han producido. «El terminal tiene información suficiente para ayudar al vendedor a tomar decisiones proactivas. Desde Danone no queremos ser meros receptores de pedidos sino que también queremos incidir en las ventas para dar valor añadido». Sin embargo, matiza Peracaula, que hay una serie de información  más coyuntural que también aporta mucho valor (si ha pasado ya la competencia, si ha habido un extra de consumo, etc.) que necesitan de la intervención del preventista para ser corregidas. El sistema mejora la preparación, calidad y gestión de la venta y el comercial posee información útil durante la negociación con el cliente. Así se puede optimizar el pedido de manera que se incrementen las ventas y se reduzcan las pérdidas por producto caducado (se trata de un bien muy perecedero).

Envío automático
Cuando la red comercial llega a los diferentes puntos de venta no llevan ninguna documentación, ya que el terminal está cargado con toda la información que necesitan para realizar los pedidos. «Evidentemente ello significa que tenemos que garantizar que nuestros ficheros maestros serán capaces de comunicarse con los terminales y trasladarles no sólo el catálogo de productos, sino aquellas visitas que pretendemos realizar. Debemos garantizar la descarga de todos los pedidos que los 600 preventistas toman diariamente», añade Peracaula. Los preventistas empiezan a tomar el pedido en el lineal. Los pedidos se lanzan automáticamente. Los terminales PDA, de la serie 700 de Intermec, están provistos de comunicaciones GPRS que permiten enviar los pedidos a la central de forma inmediata lo que  permite una mayor eficacia en la preparación y optimiza los tiempos de entrega. «Facilita, por otra parte, el trabajo administrativo de las oficinas centrales, evitando tareas mecánicas de poco valor añadido. Y además se ha logrado mejorar la gestión de sus stocks, planificando la reposición y por tanto, mejorando la producción».
Una vez que el preventista ha finalizado su gestión diaria, refresca los datos y recupera la ruta del día siguiente. «Al contar con la información online la fuerza de ventas se evita desplazamientos a la oficina, consiguiendo dedicar mayor tiempo a la actividad comercial e incrementando significativamente el número diario de visitas posibles. Asimismo, disponer de más tiempo para dedicar a los clientes permite ofrecerles un mejor servicio».
Vincle Salesware ayuda a Danone a gestionar las rutas, su mantenimiento, simulaciones, sustituciones, informes. Con ello se logra optimizar las rutas en base al negocio que generan, estableciendo qué clientes deben ser visitados y con qué frecuencia.

«Danone tiene un control absoluto no solamente del flujo del pedido sino también de la comprobación de cada uno de los estadios del mismo». Permite asegurarse que efectivamente el preventista ha salido a trabajar y en caso de que no fuera así, otro suplente podría salir con un terminal cargado con todas las visitas o puntos de venta que se deben realizar. «Además somos capaces de interactuar con todos de los terminales de forma que se pueden enviar mensajes a cada uno de ellos con instrucciones concretas sobre pedidos, promociones y puntos de venta», incide el director de Customer Service de la compañía.
Además Danone es usuario del servicio de Help Desk de Vincle para atender las consultas de los preventistas en el momento, facilitando así un servicio de soporte de alto valor para los clientes. «La relación de Danone con Vincle ha sido cómoda y fácil. Nos ha permitido adaptarnos continuamente a todas nuestras necesidades, cambiar de organización, estándares, aplicaciones. Y en todas ellas, Vincle ha sabido adaptar los terminales portátiles y las aplicaciones que corren en ellos para que no tuviéramos ningún problema, de forma que pudiéramos garantizar nuestro negocio y nuestra toma de pedidos», remarca Vicenç Peracaula.

Stocks controlados
Una vez el vendedor toma el pedido y sale de la tienda, el terminal automáticamente lo envía a los servidores centrales y de manera automática también se le fija un stock para que al día siguiente pueda salir el pedido. Cada pedido se asigna al operador logístico correspondiente – Danone trabaja con el operador logístico, Salvesen y más de 60 empresas logísticas locales -, que lo carga por la tarde noche y al día siguiente sale el pedido. En España Danone registra un volumen de ventas muy alto: unos 18.000 pedidos diarios, que equivalen a unos ocho millones de unidades diarias, que se entregan en un máximo de 24 horas a 20.000 clientes que tienen unos 45.000 puntos de venta por toda la península.
«La solución de Vincle se encarga de asegurar que recibamos los pedidos en la central. Una vez están aquí los pedidos, utilizamos un programa propio que diseñamos hace unos siete años con Accenture para gestionar la ubicación de stocks», explica Vicenç Peracaula. «Este programa hace posible que no le falte producto a ningún cliente ya que nos permite conocer en tiempo real el stock de los más de 70 almacenes que tenemos repartidos por toda España». De esta forma Danone conoce qué stock le puede destinar a cada pedido de manera que si faltara producto se puede optimizar, moviendo stock de una base o fábrica a otra. «Se trata de evitar una rotura de stock, es decir, no poder suministrar producto, lo que supone una pérdida de ventas». La documentación del pedido se envía al operador logístico a través de EDI de manera automática. Mientras el operador prepara los pedidos, Danone está al tanto de cómo se va haciendo y puede conocer en tiempo real las incidencias que se producen. «Y en este caso podemos reaccionar y llamar al cliente para intentar solucionarlo».

Tras realizar las entregas, el mismo día los operadores logísticos hace llegar a Danone un albarán para confirmar que el proceso se ha producido tal y como estaba previsto o para informar en caso de incidencias. La compañía ha repartido un escáner a todos las bases y operadores logísticos con las que trabaja. Así cuando el transportista vuelve de realizar la entrega, coloca el albarán en el escáner que, gracias a un programa a medida diseñado con Accenture denominado Sirocco, ejecuta dos tareas: confirmar los suministros que ha realizado el operador y enviar el albarán escaneado a una base de datos de Danone. «De esta forma si hay una incidencia, duda o reclamación por parte del punto de venta o cliente esa misma tarde lo tenemos en nuestra base de datos.» Además Danone ha habilitado en el portal del cliente un espacio para que el cliente pueda descargarse los albaranes que han sido suministrados a cada uno de sus puntos de venta, escaneados, firmados, etc.

Necesidades futuras
Para el director de Customer Service de Danone, la gestión es cada día más compleja por lo que una necesidad actual que el sistema informático lo vincule todo, incluido el transporte y el reparto de los productos. «Además el mundo de la distribución tiene el reto de ser cada vez más eficiente y competitivo por la guerra de precios en el mercado para ganar mayores porcentajes».
Actualmente la compañía está desarrollando con AECOC sistemas estándares para la gestión de entregas. El albarán se envía al punto de venta en formato electrónico a través el sistema DesaDV (aviso de expedición). Cuando se realiza la recepción del pedido, los clientes ejecutan las modificaciones sobre el documento electrónico, con lo que se ahorra tiempo y errores. Posteriormente se envía al proveedor una copia. «Se está desarrollando el mensaje de confirmación de recepción que se denomina RecaDV (confirmación de recepción), que es lo que se va a facturar», indica Peracaula.
Los nuevos terminales de Intermec, que Danone incorporará, disponen ya de lector de códigos de barras y GPS. «En este momento se está contemplando qué cosas podríamos llegar a hacer con este nuevo terminal. El salto cualitativo lo vimos cuando introdujimos Vincle. Estamos trabajando para ver qué nuevas funcionalidades incorporaremos», destaca Peracaula.

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Escrito por Redaccion el jul 7 2009. Archivado bajo Usuario. Puedes seguir las respuestas de esta entrada por RSS 2.0. Puedes dejar una respuesta o un trackback a esta entrada